时间管理6

这篇应该算作时间管理的文章，但是个人更倾向于“管理者的时间管理”内容，之前写过这个方面的一篇文章，今天突然想到，碰巧有点时间，再写一篇吧，不过时间有些紧，可能不会有太多修改的时间。

在管理者的日常时间消耗上，存在很多的方面，也有很多种分类方式，本文我们选择一种简单的分类方式：日常工作和长远规划项目。

日常工作：可以被认为是短期任务，这类任务如果按照四象限法则来划分，大多应该属于不重要而紧急，甚至是不重要也不紧急的，但是随着时间的推移，它们往往转变为重要而紧急的任务，当然，应该说这类任务在没有被认真分析之前，大多被人认为是“紧急”的！

长期规划项目：这类项目是管理者可以发挥其自身能量的重要部分，很多工作必须按此方向去做才能够取得长远的成果。

但是，当我们真的身处忙碌之中时，往往很难分清两者之间的区别。从我管理现在这个部分的工作，已经大概9个月的时间了，在这段时间里，个人自信完成了其他人可能需要消耗2、3年才能完成的工作，长期规划项目也已经进展大半，仅剩余部分收尾工作正在进行中。但恰恰在这样的时刻，大家的精神有所放松，长期规划项目有暂缓的情况出现。

最近两个月，手头的事情实在太多，太杂，基本上每个工作说起来都很简单，但是真的要做，每一个project都要消耗半天、一天，最少也要2、3个小时，之前我有点想法就是用一段时间理顺一下手头工作，暂时将长期规划项缓步推进，处理完日常内容之后再来处理长期项目。

但事实上，很简单的结果：手头工作永远没完！长期项目工作停滞！

因此，个人得出在时间管理上的结论：

1、消耗时间较长的Projects可以暂时搁置：因为我们的时间精力有限，不可能同时做几个稍大的projects，而且同时来做效果也未必好。就像我不可能同时开展两个方面的主题阅读，这只会取得糟糕的效果，而且拖长两个projects的时间消耗，最终可能只能是不了了之。

2、虽然某些projects可以被搁置，但是要随时保证至少有一个稍大的project在进行中：其实个人认为随时确保进展的project应该至少大于3个，这是我们可以承受的忙碌，虽然很有些累，但是确确实实可以承受。一旦我们将所有长期project全部搁置，告诉自己，我要用一周的时间完成手头所有零散的projects，之后再处理大型的projects，我想说的是：结果只能是，零散任务并没有完成，长期任务也被搁置！

最近和几个企业老板聊天，他们大多身处传统行业，这个行业中的企业积累时期较长，甚至一年几百万、几千万的销售额也只是保持着初级阶段，因为大型企业的技术壁垒、品牌壁垒、市场壁垒已经在那里，很难打破，他们在愁很多工作没有办法开展。但是，他们提到的一个东西引起我的警觉：我们不是不想做管理，不是不想用自己的思路和企业文化来要求员工，不是不想做很多事情，但是，现在我没有办法做，我现在要做的是生存，是吃饱饭，然后才是温饱问题！

我没有经历过这样痛苦的阶段，也没有坐上他们的位置，所以我可能永远没有办法真正体会到他们的难处和痛苦，更加无法确定自己的思路幼稚。但是我对他们的建议只有一个：虽然现在很多project无法推进，但是是否尝试着将project分解一下，分解成小的actions，然后尝试的做一些actions，不需要太复杂，现在所需要做的只是埋下种子，同时，确保这个长远project在推进中，仅此而已！

我不是说建议他们现在就去搞大规模的员工培训，也不是现在就去做大规模的企业宣传，更加不是现在就搞轰轰烈烈的企业文化建设，而是做一些“小事”，很小很小的事：身为总经理，你希望要怎样的企业文化（我深信一家企业的文化印着很深的企业创始人的印记），你需要如何做到以身作则，你在日常工作中应该如何去做？只要这一点点——如果您希望改变企业文化的话。我需要培养怎样的客户群，谁是企业长远的客户，我现在是否能够比过去做得更多一点？哪怕只有一点点！公司要依靠人管理？制度管理？原则管理？那些东西是我们现在就应该着手完善的？哪些是现在就可以立刻去做的？哪怕只有一点点！

我不喜欢做“大事”，尤其现在在我本职岗位上，因为我发现大家都喜欢做大事，都喜欢做得轰轰烈烈，好像不搞得全公司那个人安宁了，他就没有尽到责任一般！这只能是在浪费公司员工最宝贵的资源：时间和精力！

我不喜欢控制，划出一条确切的线，让下属，让其他人去走，我相信只要提供了合适的规则，提供了合适的环境，企业文化、公司氛围、员工自主性会自动产生！

我不喜欢暂时搁置，虽然我必须如此，但是我知道这些被搁置的projects只是暂时的，绝不是永远！如果是永远，不如现在就删掉！如果5年后我需要做一个project，我可能不会立刻投入大量精力去思考和研究，但是我至少要确保现在我的TO Do List里面包含至少一项这个project所下属的Actions分支！因为，我知道，我现在就要去做，如果我现在不做，可能五年、十年以后都永远不可能去做！

古道视野之Outlook GTD应用教程 常见问题汇总

1、按此系列文章操作即可实现GTD？

我非常希望能够给您一个肯定的回答，但是非常抱歉，我不能。至少在古道看来，GTD不过只是时间管理的一种方式而已，每个人有他自身的特点和喜好，因此每个人要结合自身特点来做自己的时间管理，或者是自己的GTD。就像古道视野上的GTD我称之为“古道的GTD”，因为虽然表面看来和GTD非常一致，但是在很多核心思想方便是做出了诸多调整的，这些调整适合我自己，但是未必适合您！所以，对于Outlook GTD应用教程这个系列的文章来说，不过只是提供了一种使用Outlook做GTD的一种方法，或者说是一系列技巧而已。希望大家能够结合您自身系统有选择的应用技巧。

2、为何在联系人“活动”中某些任务或日程不显示？

这大多数情况下是由于您未设置该联系人目录为“电子邮件通讯簿”造成，具体方式见第一课相关内容。

3、联系人默认视图看起来很不方便（不是为了GTD定制），查看“活动”也需要点击后才行，不知是否有更好的解决办法？

这个问题我也注意到了，事实上我也一直在研究试图解决，可惜自己的编程能力实在太差，无法做到。在Outlook中可以自行设计模板，但是很多对于很多控件的使用自己不会，无法实现您想要的效果，如果谁有Office编程的朋友，麻烦推荐一下，我想个人出钱连设计一个适合project的联系人模板，当然，这个模板会公开给大家的。

4、对于日程来说，可以使用“类别”来划分，为何还要那么麻烦使用“地点”呢？

在使用中，如果仅仅只在日程表中查看日程的话，使用类别和使用“地点”是无差别的，因为可以根据类别来设定日程颜色做以区分，在“当前任务”视图中也可以按照类别排序。但是，在Outlook首页中就出现区别了。因为首页中的“日程”是不会显示“类别”的！而只能显示“地点”。我说过，在日程表的“当前任务”视图中是不显示重复执行的任务的，这样对于这部分日程需要到首页上查看，而没有地点划分可能会带来少许麻烦。所以，我选择了地点而非类别来做区分。

其他问题不断完善……

古道视野之Outlook GTD应用教程 第四课 GTD应用流程

在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。

周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？

月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。

季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！

年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

古道视野之Outlook GTD应用教程 第三课 Outlook日程表设置

在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：

所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND（开始时间等于“今天”且）
(“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR （地点包含Office，对应地点为@Office）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR （地点包含Online，对应地点@Online）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR（地点包含Call，对应地点@Calls）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR（地点包含外出，对应地点@外出）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR（地点包含北京）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）

“urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords” LIKE ‘%生日%’) （地点包含生日，可删除）

AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

古道视野之Outlook GTD应用教程 第二课 Project及Actions设置

现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

古道视野之Outlook GTD应用教程 第一课 开篇介绍及Outlook设置

我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

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这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

“我学网”杂志《希望泉》刊登采访古道的文章（关于时间管理）

这个是很久以前的采访了，很多关于时间管理的思想现在已经有了很多变化，大家还是看现在的文章吧。

http://www.5xue.com/magazine/magazine200808/magazine200808/dissertation3.html

[时间管理误区]“大块时间”安排

对于很多Projects或Actions来说，大块时间是必不可少的。我们需要一定的时间来进入学习、做事状态，需要沉下心来思考和写作，一旦这个过程被打断，再次进入状态就会消耗很多时间，甚至让我们的心情变得烦躁而无法正常执行任务。

但是，由于某些自小养成的习惯和误区，我们常常在规划时，无意之中犯下刻意“分割大块时间”的错误。

下面，让我们设想一下，比如您现在每天晚上回家时比较安静、比较适合抽出大块时间。而您现在手头有几个Projects是适合在这样的时刻完成的，如读书、锻炼身体、学英语、GTD Review、写文章、给家人打电话。

我们姑且认为，每天晚上我们没有其他事情需要去做，也没有其他的因素来干扰。同时，每天晚上的自主时间是7点到12点，五个小时。那么，设想一下，现在您来做时间安排，做计划，您会如何来做？

惯性的时间管理方式是，每天晚上，抽出半个小时的时间锻炼身体，可能学习到10点钟时，惯性上会感到困倦，所以这个安排到每天的10点。

英语学习比如说读英文小说，这个可以安排在7点到10点，然后，10点半锻炼身体后用半个小时的时间完成GTD Review。11点开始读书和写文章。另外，安排每周一三五或者更少的时间给家人、朋友打电话。

当然，可能您的计划会让时间更加“大块一点”，比如，锻炼身体不每天进行，而是每周三次等等。

可以说，这是我们习惯上的时间管理方式，也是常规的计划方式：把每件事情放到具体的时刻去完成！

但是，我们犯下了一个严重的错误！在无意之间，我们已经将大块的时间分割开了！

那么，应该如何规划时间？个人建议，每天关注一个大的Project，每天的大块时间只安排一件事情！（这也是做减法的一个重要方面！）

首先，是分析一下这些Projects：

• 英语和读书是需要消耗大量时间的Projects；
• 锻炼身体是需要定期坚持的，但可以拆分来做；
• GTD Review每天都需要做但是耗时很短；
• 写文章和给家人打电话都需要一定时间，但对精力集中程度要求相对较低。

针对这些特点，我做出以下安排：

1. 每天完成学英语和读书的其中之一。这是时间占用最多的部分。
2. 锻炼身体不确定每天进行，但每周保持至少三次。对于哪个时刻进行，不做具体规定。
3. GTD Review每天都要做，但不做具体时间安排，学英语或者读书累了就可以做这个。
4. 写文章和给家人打电话，不做每周哪一天的具体规定，但每周至少完成一次，放在某一天工作较累，学习状态不佳，或者学习太累不想继续时去做。

在GTD的日程表和任务中，我做出如下设置：

• 建立日程表约会，读书，设置二四循环。开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立日程表约会，学习英语，设置一三五循环，开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立任务，锻炼身体、写文章、给家人打电话，类别设置为@Home。这个类别，可以增加一个@常规或@EveryDay，看您个人习惯。（这个也可以设置日程表约会，每周一循环。）
• GTD Review设置任务，写清楚每天Review所需要做的事情为何。类别同上。
• 在具体操作时，如周二按计划是读书，但是更想学英语，就将二、三两天的计划互换。如果对于锻炼身体等Projects设置的是日程约会，若周一没有做，或者不想做，就将其挪动到周二，顺次下去。

这让我想起一个道理，人的习惯是很难改变的，很多时候，可能我们以为，自己觉得已经在按照新的方法去做，比如说GTD的方法来规划时间和做计划，但是，在很多具体做事的时候，在很多细节的方面，我们依旧是重复习惯中、曾经使用的方法和思路。这需要我们更多的思考和观察！

您在使用GTD的过程中发现了那些时间管理规划误区？欢迎提出！

———我结婚了！！！———

恩，最近没更新博客，不好意思，最近我在做什么？结婚登记……虽然还没有办仪式，不过已经是法定夫妻了，呵呵。最近在忙着婚纱照等等乱七八糟的事情，同时，年中了，我把自己上半年做的事情和手头的Projects重新整理了一下，做了很多重新思考和规划，最显著的成效是：砍掉了大量的Projects，“一年只做一件事”！做好减法，这是我最重要的心得！

GTD系列文章（第二辑）开篇

欢迎来到“古道视野”GTD专栏！在第一辑文章中，我主要谈了关于GTD和时间管理的思想方面内容，虽然也涉及到了部分工具，但在具体实施上涉及较少。经过一段时间GTD的尝试，我获得了一些经验和教训，也发现了原有GTD工具在使用上的一些问题。针对自身情况，重新进行了定位和思考，现更新“GTD系列文章（第二辑）”！

这个系列的文章，将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇，主要探讨目前系统中存在的问题，并尝试寻找解决的途径。

之后，从GTD实施的目的——时间管理角度出发，结合自身情况，根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”，提出问题！

在问题摆在眼前之后，我将逐个分项分析和解决，找到直接可使用的方法！

最终，我会将这些细节的方法组合成一个整体，清晰的体现出日常操作中的步骤和过程，提出“古道的GTD系统 2.0版”，提供完整的思维导图下载。

在写作的过程中，我尽力做到简单明了，尽力做到图文并茂，现在已经下载了截图和编辑工具，希望可以做到通俗易懂！还希望大家多多捧场！多多发表您的意见和建议！

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最近有很久没有更新博客，实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙，也在到处跑，不过和之前的情况并无不同，那么，古道最近在忙什么？？

近期我读了一些书，一些引起我思考的书，虽然书中并没有涉及太多这方面的内容，但是引起我很多的思考，关于人生，关于梦想，关于生活方式，关于我现在自己在做什么！这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变，毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多，书也读了不少于3、4百本，也算积累了一点东西，下一步要开始做更进一步的打算，不能总是停留！

关于近期的思考，由于不成体系，我在“随风而逝”博客上更新，现在那里也已经使用WP系统，界面漂亮了很多哦！感兴趣的朋友可以到那边去看，相信最近的思考还是有点意义的！

本来关于这方面的思考，我打算在古道视野上建立一个栏目，大概叫“人生记录”一类的，记录一下2008年的我是如何看待这些问题的，可是看着博客上这么多专题没有完成，还是不要添加了的好，另外，由于不成系统，不太符合古道视野的主题，还是暂时选择割舍！

最后，感谢大家对古道视野的支持！

[GTD][实施]解决GTD无法落实！

GTD的思想虽然复杂，但不难理解；理论上存在一定疑点，但不难思考；系统上虽然庞杂，但不难建立。GTD最重要的问题全然不在这些地方，而在于对任何一个实用型知识来说的通用难点：落实和坚持。

经常听到朋友谈及GTD，总是面临着同样的问题，我无法坚持，我无法做到按照GTD的标准执行，我尝试GTD很长时间，但是依旧没有办法全面实施GTD。我给您一个建议：每天做所有的事情均查看ToDo List！坚持一周！

刚开始实施GTD时，常见的错误有两个：

1、To Do List清单不全，尤其是习惯性事件没有列出来。
比如每天早上跑步，这是每天都要做的，您是否写进List了？又或者，您决定看书，每天都会看，这一点您是否写进去了？据我所知，很多人并没有这样做，因为大家觉得这样没有什么必要，这已经成为一种习惯，我们一定会记得这件事情的，又不会遗忘，为什么要写进去呢？

2、做事时不去查看ToDo List
刚开始做GTD时，经常会出现这样的情况，坐在电脑前面看一点每天必看的页面，然后就是无限延伸的点击，或者是做任何头脑中突然闪现的事情，结果一天结束之后发现，自己的To Do List并没有缩短，反而增长了不少。又或者晚上闲暇，随便拿起一本书，你知道可以从中获益，便开始阅读，不知不觉，一个晚上过去了，您也确实获益了，但是这就是您追求的吗？时间管理并不是为了让你避免浪费时间，而是让您更加有效的利用时间！您可以去休闲，但是如果您希望做一些对自己有益的事情，您需要做给自己带来最大收益的事情！

这两个看似不相关的问题，其实有一个共性：您在无意之间把To Do List当作了一个避免遗忘的提醒工具，却忽视了To Do List一个非常非常重要的作用：重要性区分。

我在重要性划分这个话题上认为，存在三种方式来区分重要性：按照GTD书中要求不区分重要性，当您看到List时自然会有选择；网上常见方法，在每个Action上区分重要性，最好每天先做重要事情；我自己的方式，在Project List上区分重要性，To Do List中只剩下重要的事情。不论选择哪一种方式，在查看To Do List时，它都给我们提供了一个非常重要的“重要性区分过程”，不论这个过程是在List形成前还是形成后。当您的头脑中想到了一件事情，立刻去做时，如果它是没有超过2分钟的，我持无所谓态度，但是一旦它消耗的时间较长，在没有检查ToDo List前就立刻去做，您很可能由于缺少了检查重要性的原因而做了一件非常不重要的事情，时间，就这样浪费掉了！

所以，我的建议是什么？把所有的事情，所有的，不论是常规的，还是您自然会做的，全部放入InBox，经过五个判断和实施的步骤，列入ToDo List，不论任何时候，您打算做一件事情时，都查看一下To Do List！

在这里，我发起号召！尝试这样去做，做一周！然后给我留言，大家一起交流一下感受！到时，我们重新讨论！