神马文学网办会办事与接待工作的若干问题
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/05/23 10:49:46
办会办事与接待工作的若干问题
一、关于办会问题
所谓开会，就是有组织有领导地协商和决定某些事项的社会活动方式。开会这种社会活动自古有之。《书.周官》中说：“议事以制，政乃不迷”。马克思恩格斯也说过，原始社会的氏族议事会是“氏族一切成年男女享有平等表决权的民主集会”（《马恩选集》第四卷第84页）。到今天，随着社会的发展，无论是在国内还是在国外，无论在形式上还是在作用上，会议都有了很大的变化。现在，会议种类繁多，常见的有汇报会、学习会、研讨会、宣讲会、答辩会、联谊会、鉴定会、业务会、公判会、生活会、理论务虚会、经验交流会、现场办公会、新闻发布会。
按照会议的内容和形式来分，会议有以下几种：
（一）以是否涉外为标准，有国内会议、国际会议。又可以分为政府间的会议和民间会议；双边会议和多边会议等多种形式。
（二）以是否定期召开为标准，有例会（常会）；临时会议。
(三)以会议规模为标准，有大型会议（一般指1000人以上参加的会议）；中型会议（数十人、数百人参加的会议）；小型会议。当然，大中小也是相对而言，在我们一些厅局，可能数百人参加的会议也就叫大型会议了。
（四）以会议的级别为标准，有首脑会议、中央级会议、省级会议、厅局级会议，等等。
（五）以开会的方式为标准，有现场会、电话电视会、广播会等。
（六）以会议程序为标准，有预备会议、分组会议、正式会议、非正式会议、全体会议等。
（七）以会议召集主体为标准，有党组织召集的会议、政府机关召集的会议、社会团体召集的会议、企事业单位召集的会议、群众组织召集的会议等等。
（八）以会议性质和具体功能为标准，有决策型会议、信息收集型会议、分工协调型会议、动员激励型会议、总结评比型会议。
会议的作用概括起来有四个方面：民主决策作用、信息交流作用、组织领导作用、推动工作作用。
会务工作的特点：政策性、服务性、事务性、机要性、时间性、严密性、繁杂性、安全性。
以会场布置为例，会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低、对于与会人员心理有着不可忽视的影响，在一定程度上影响到会议的效果。例如：
会议的安全保卫工作也十分重要。
（一）实行会议年度计划制度。要在广泛征求机关各部门意见的基础上，制定全年召开各种会议的计划。凡未列入年度计划的，原则上不予安排召开；确需临时召开的，由有关单位提出书面请示，办公室根据工作重点进行协调并提出拟办意见，报领导审批。
（二）办会四环节。
1、会议的筹备环节
第一，会前协调。每次召开会议，应商有关单位、部门做好会前的各项协调工作（如果是业务部门主办的会议，应及时与办公室协调）。一般来说，协调至少包括十二项内容：⑴商定与会人员范围（含出席、列席人员和来宾）；⑵商定会议日程安排和有关具体程序：⑶商定会议筹备工作的机构设置；⑷商定会场（含讨论地点）和会议住地的安排及讨论分组的原则；⑸商定会议文件材料的起草和印发工作；⑹商定会议报名和报到事项；⑺商定参观点的安排；⑻商定颁奖的组织安排和奖品的制作工作；⑼商定合影的安排；⑽商定新闻报道的有关事宜；⑾商定会议的安全保卫和医疗工作；⑿商定会议经费的解决渠道。如果召开电视电话会议，应先与电信部门协调会议的时间并挂号。
大型的会议，会前的协商会议可能还不是一次可以完成，十二个“商定”中，关键是第五个。有的时候，第一个要商定的就是文件材料的起草问题。
第二，会议请示。根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示。请示包括以下内容：⑴会议的时间、地点和主题。⑵出席会议的范围。⑶会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。⑷会场的布置和座位（含主席台）安排原则。⑸分组讨论的编组原则和召集人建议名单。⑹会议筹备工作的机构设置原则。⑺会议文件材料（含主持词、大会发言稿）的起草、审批、印发的原则。⑻会议简报或情况反映的编印工作原则。⑼会议情况给上级部门的报告稿的起草工作。⑽颁奖的组织安排。⑾参观和合影的组织安排原则。⑿与会人员请假的原则。⒀会议经费的解决渠道。⒁新闻报道的原则等。
第三，会议通知。会议时间确定后，应根据会议的主题、议程和与会人员范围起草会议通知。通知的十要素，我们在关于办文的座谈会上谈过了。这里再重复一下,通知中应明确会议的时间（具体到上午或下午的几时几分）、地点（具体到门牌号码、楼层，复杂地方应附上简图）、主题、参加会议人员范围（必要时要确定到具体单位甚至具体的人）、报名要求（含是否要求代表和工作人员提供本人照片）、报到的时间和地点、记者采访的事项等。
会前要适时向与会领导发出《公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，每一节大会的程序、领导参加会议的要求，比如是否上主席台、是否要求提前多少时间到位、是否统一服装等。
第四，人员落实。通知发出后，要按照报名的时间和要求，准确收集与会人员名单。如与会人员有特殊情况需要请假或另派人代替，必须弄清其缺席原因，并向会议分管领导报告，经同意后再答复有关单位。必要时，要拟制出席人员报名情况，统计应到、实到和请假人员的情况，向有关领导报告。
2、会议召开前的环节
会议召开前，应做好以下八个方面的工作：⑴制作会议证件（含出席证、列席证、工作证、车证、记者证等）。⑵制作会标和有关标语、幻灯片等。⑶排出会场座位图（含主席台座位图）、颁奖顺序、安排布置会场。⑷制作照相站位图。⑸收集和检查与会人员报名情况，重点是领导出席会议的情况。⑹起草会议日程、作息时间、注意事项、参加会议人员名单以及分组安排、住宿地点，汇编成《会议须知》。⑺起草大会主持词，经分管领导审核后报大会主持人审定。⑻如会议在市、县召开，须在会前会同办会的有关单位到市、县了解会议筹备情况，检查会场、参观点和住地安排情况，并与有关市、县一起研究提出会务工作方案报领导审定。
会议主席台座位安排原则。参照中办秘书局会议处的做法，对现行按领导出席人数为单数时设单主位排位、出席人数为双数时设双主位排位的做法进行调整，改为只按单主位排位的安排。即凡会议、活动（含合影），当出席的领导人数是单数时，排名第一位的领导同志的位置居中，排名第二位的领导同志的位置安排在其左侧，排名第三位的领导同志的位置安排在其右侧（如图一）。当出席的领导人数是双数时，先确定两个居中的位置，排名第一位的领导同志的位置在右侧，排名第二位的领导同志的位置在左侧，排名第三位的领导同志的位置安排在第一位领导的右侧（如图二）。
图一：出席会议、活动的领导同志人数为单数（如15人）时，主席台第一排位置安排如下：
会场
14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13 15
图二：出席会议、活动的领导同志人数为单数（如14人）时，主席台第一排位置安排如下：
会场
14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13
图三：合影时第一排的人数为单数，位置安排如下：
第三排
第二排
9 7 5 3 1 2 4 6 8
照相机
图四：合影时第一排的人数为双数，位置安排如下：
第三排
第二排
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
照相机
3、会议召开期间的环节
会议期间，做好以下工作：⑴负责会议报到。⑵检查会场的布置情况。⑶会场管理。注意清点出席会议人数，及时整理会场，并引导领导特别是老同志到会场就座。⑷做好会议纪录。⑸安排会议录音、录像。⑹安排会议值班。
4、会后的环节
会议结束后，做好以下工作：⑴未走代表的食宿行的安排工作。⑵撰写会议情况汇报，报有关领导审定后上报上级部门。⑶及时做好会议文件资料、音像资料的收集归档工作。一般情况下，原件交办公室档案室统一归档，主办部门复印一套存查。
要注意研究办会的科学。目前，在会议问题上的通病是：一是会议成灾。不管大事小事或有无必要，动辄开会。造成会议开支过大，经费紧张，“会海”之后就是“文山”，没有时间深入基层抓实际工作。二是会期过长。三是会而不议，议而不决。四是会议“党八股”，搞形式主义。五是会风不正。名是“开会”，实际是“游山玩水”。或者对会议缺乏精心的组织和准备。会议办的好不好，至少要综合时间、人数、开支、议题四个因素，即在最短的时间内，以最少的人数和最低的开支，研究解决最多的议题。这是高质量会议的基本特征，值得我们开会和办会人员共同注意。
二、关于办事问题
从广义说，办文办会以及接待工作等，都属于办事的范畴之内。
（一）办事要时刻牢记“责任”二字
无论是办文办会办事，没有“责任感”、“责任心”都是办不好的。
第一，什么叫“责任”？《现代汉语词典》说，就是“分内应做的事”。做好“分内应做的事”，就叫“尽责任”。没有做好“分内应做的事”，就叫“不负责任”。因为没有做好“分内应做的事”而造成过失，就要被“追究责任”和要“承担责任”。自觉“把分内的事”做好的心情，就叫“责任感”或者“责任心”。大家知道，在日常生活中，做丈夫的有做丈夫的责任，做妻子的有做妻子的责任，做父母的有做父母的责任，做儿女的有做儿女的责任。不同的角色都有不同角色的“分内应做的事”。在现实生活中，我们通常同时担当着不同的角色。既是做丈夫的，又是做儿子的，既是领导者，又是被领导者。就某一个人来讲，由于身兼不同的角色，因此也就肩负着不同的责任。“责任”说起来很简单，但真正做起来却不简单。它是一种职责，是一种义务。我们在座的各位分别在不同的岗位上工作，因此也就有各自不同的工作责任。有些同志写材料，改了一遍又一遍，还是不满意，总觉得过不了自己这一关。“过不了自己这一关”说的也是一个责任问题。其实，类似这种例子，在各单位处处可见，甚至可以用“司空见惯”这个成语来形容。我之所以拿这个极为普通的小事来举例，无非是想说明我们作为社科联工作人员对责任的不变追求，是在履行我们应尽的责任。
第二，责任与任务是密不可分的，明确责任首先必须明确任务。就大道理来说，全面建设有中国特色社会主义就是我们的共同任务，为此奉献出自己的毕生精力和全部心血就是我们的责任。这就要求我们每一位同志一定要在纷繁复杂的社会生活中，找准、摆正和正视自己的位置，清楚地知道自己应该干点什么和怎么干。在具体工作中，岗位和职位的不同，所担负的责任也就不同。
第三、敢于担负责任是我们应尽的义务。今年上半年我们开展了“保持共产党员先进性教育活动”。如何保持先进性？所谓“先进”，就是先行、先导、先锋，就是走在前列的意思。什么叫做走在前列？一句话：理论走在前列，觉悟走在前列，行动走在前列，完成任务走在前列。“走在前面”这是我们每个人“分内应做的事”。与“走在前列”紧密相联的是能力。能力在一定程度上可以看作是一个人品质的延伸，是品质由内向外的过渡和转化。能力既包括具有内在倾向性的思维能力、评价能力、分析能力、综合能力等，又包括具有外在倾向性的表达能力、组织能力、处事能力、工作能力等。能力是高是低，直接影响到我们能否承担我们应尽的责任。在品质、能力的基础上，行为是品质、能力的现实实现。行为是人的实践、活动、所作所为的总称，是人的工作情况、交往状态、处事方式的全面体现。我们说共产党员要发挥模范带头作用，说到底主要是靠共产党员的行为，即靠共产党员的行动，靠共产党员的实践，靠共产党员的工作实效。行为最直接、最直观、最现实，因而最为人瞩目、最具有说服力、最具有号召力和影响力。行为上的榜样作用和模范带动，是共产党员保持先进性的最好说明。这个道理对于共产党员是如此，对我们各单位的每一个工作人员的要求也是如此。一个人的品质、能力、行为三者是统一的，是好的，他就能认真履行他应尽的责任和义务。
第四，增强责任感是办成事办好事的根本保证。毛泽东同志有句名言，世界上怕就怕“认真”二字，共产党人就最讲认真。毛泽东同志还提倡，我们对工作要极端的负责任，对同志对人民要极端的热忱。张德江书记在一次大会上说，最讲认真，也就是最讲责任。对于共产党人来说，责任是一种奉献，一种使命。在我们干部队伍中确实也存在一些不如人意的地方，譬如：有些工作人员工作不思进取，牢骚满腹；有些对自己应该做的份内工作掉以轻心、马马虎虎，对自己应该履行的责任和义务不在乎，甚至得过且过；有的工作浮在面上，满足于一般的号召，不深入基层不深入实际；有的对不正之风不闻不问不碰不顶；有的同志工作怕麻烦，对于办文办会办事中必须要走的程序感到不耐烦，等等。这些现象归根结底就是责任意识不强，长此下去，将不仅损害我们这支队伍的形象，损坏风气，还会延误我们的事业。要真正地认识到，党和人民交给了你一份权利、一个任务的同时，也交给了你一份责任。我们只有树立了时刻为人民服务的责任感，才能真正做到不为名所累，不为利所缚，不为权所动，不为欲所惑，清正廉洁，甘当公仆。
我想，我们要在四个方面下功夫，增强我们的责任感和使命感：一是必须强化忧患意识。忧患意识是讲责任的前提，是增强责任感的内在动力。二是必须围绕肩负的历史任务，出色做好本职工作。三是必须具有敢于负责、锐意进取的品格。担风险，敢负责，是讲责任的基本要求。不怕困难，锐意进取，是履行责任的必备品格，是完成使命的根本前提。在大是大非面前，要坚持真理，敢于讲真话、讲实话；在工作遇到困难的时候，要想方设法解决问题。四是必须具备及时发现问题、分析问题、解决问题的能力。一个人的能力大小，与他能否承担其必须承担的责任有很大的关系。假如一个人特别是领导者，在新形势不能随时发现问题、分析问题、解决问题，那么，他的责任感再强，他还是无法适应新的形势，无法做好“分内应做的事”，无法面对肩负的责任。
（二）办事三阶段。
办事也有它一般规律。我这里谈的办事三阶段，也是从对办事的一般规律的认识来说的。而且，这里谈的办事，包括大事、小事、虚事、实事、经常性的事、临时性的事等。在讲三阶段之前，我先说说“一问三不知”的故事。“三不知”这个成语出自《左传》。公元前468年，晋国的苟瑶率兵攻打郑国，齐国为防止晋国坐大，就派大夫陈成子带兵援郑。有个名叫苟寅的部将报告陈成子说：“有一个从晋军来的人告诉我说，晋军打算出动一千辆战车来袭击我军的营门，要把齐军全部消灭。我们是不是暂时撤军。”陈成子听了，骂他说：“出发前
1、办事之前的工作阶段。
毛主席畅游长江的故事，除了令我们领略了领袖迷人的魅力和风范之外，完全可以作为一个很好的案例，学习如何办事以及处世、为人的道理。其一。毛主席派了警卫队长韩某前去察看水情，回来汇报说浪太大，不好游。毛主席问：你下水了没有？答：没有。一句话韩队长被批评了。下一个卫队长一到江边，看到长江白浪滔天，一咬牙就跳下水，紧跟着是湖北省的书记们都下水了，实地游江考察了一番。回来向主席报告后，毛主席非常满意。这件事我得到的启发是，要知道梨子的滋味吗？那就要亲口尝一尝。这是毛主席《实践论》的话。其二。当时，工作人员为主席游江准备了两套方案，极为严密。但最后关头，他们根据毛主席的性格、作风、脾气又提出一套候选方案，果然，前两个方案都没用上，候选方案却用上了。我得到的启发是，按照办事的规律，重大决策定要有备无患，决不能因百密一疏而折戟。其三。工作人员为何提出备用方案？用有关工作人员的话说“总觉得心里不踏实，我的直觉告诉我，可能还有什么问题遗漏了”。我得到的启发是，在优秀的人才素质中，准确的直觉极为重要，关键时刻，它就是英才与庸才的分水岭。但是准确的直觉不是天上掉下来的，要经过长时间的实践积累以及经常性的及时的总结经验教训才能产生的。
从这案例使我想起古人的一句老话：“凡事预则立，不预则废”。一事当前，必须注意把握好四个重要环节：调查、策划（预案）、协调、请示。
所谓调查，就是调查研究，就是一事当前，我们首先要把事情的来龙去脉、背景材料搞清楚。干大事必须有大调查，干小事也必须有调查。调查研究必须坚持三项基本原则：客观；全面；深入。（一）客观，即如实反映客观实际。调查研究最忌讳先作结论，然后找证明材料，让客观实际服从主观看法。在办事前，领导也许就某件事提出一种观点和想法，让大家去调查或者去办。这就要求我们在调查研究种必须坚持客观的原则，实事求是，不要用固定的框框去裁剪材料，符合原有观点和想法就用，不符合的就不要。正如毛主席说的：“一切结论产生于调查情况的末尾，而不是它的先头。”（二）全面，即全面地了解情况。从调查对象来说，要听领导的，又要听专家的，还要听群众的；遇到不同意见时，要倾听各方意见，这就是人们所说的“兼听则明”。从调查方法来说，对事物要有全面的了解，既要了解正面的，又要了解反面的。从调查方法来说，既要用耳听，又要用眼看；既要有定性分析，又要有定量分析，并注意掌握第一手材料。（三）深入，即深入群众，联系实际，掌握第一手材料。透过现象看本质，将事情真相搞清楚。
所谓策划，就是筹划、谋划办事的方案。在调查研究的基础上，根据事情的大小、虚实、时限、规模等因素提出2－3个办事方案。并根据实际情况提出最佳方案或者第一方案、第二方案、第三方案，候选方案等。一般来说，我们在办事之前，至少要有两个甚至两个以上的方案。设计方案时，要做到周密、严谨、具有可行性和可操作性，要预计在办事中可能发生的以及不可预计的问题，假如这些问题一旦发生，我们该怎么办。
所谓协调，就是解决办事中里里外外的矛盾，抹平方方面面的疙瘩，理顺条条块块的关系，使各种关系达到和谐。协调是一种行为过程，协调工作就是使协调者与被协调者之间或多个被协调者之间和谐统一，步调一致，去完成某项任务，达到某个目标分方式和方法。协调有七大原则：包括统一领导的原则，服从全局的原则，按政策办事的原则，实事求是的原则，维护团结的原则，沟通的原则，服务的原则。协调工作不仅在事前要进行，在办事中仍然要进行。那么，我为什么在办事前就提出这个协调问题呢？因为，往往一事当前，我们事先进行协调，后来办起事来就顺利很多，可以起到事半功倍的功效。从某种意义上说，事先的协调比事中的协调更管用，见效更快。
所谓请示，就是把调查的来的情况，提出的方案，协调中遇到的问题，在办事前向领导请示，听取领导的意见，及时调整工作方案，并取得办事的确认权、行动权。
调查、策划、协调、请示这四个环节不是截然分开，也不是一步一步按部就班地进行，它们往往相互交融在一起，是你中有我，我中有你，需要我们机动灵活地掌握。
2、办事期间的工作阶段。
在办事期间必须抓好四个重要环节：实施、督办、报告（阶段性）、调整（操作方案的调整）。
所谓实施，就是按照最佳方案也是既定方案去实行，去操作，一丝不苟地去办事。
所谓督办，就是催办，就是对所办的事进行查询督促和办理。做好催办工作，不仅可以提醒承办部门及承办人员在规定的时限内把事情办完，而且可以使领导及时了解办事的进展情况。有的同志认为，督办、催办是上对下的，其实不然，督办、催办可以对上、可以对下、可以对平级，可以对内，也可以对外。只不过我们在对上级机关或者领导，一般不用督办这个词，但是催办是可以的。催办的方法很多种：电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报等。对自己亲自办的事，也有个自行催办的问题，焦裕禄每天晚上睡觉前，都把自己每天做的事情以及明天或者近期要做的事情“过过电影”。这就是对自己工作的一种催办。我们如果能做到常常“过电影”，要办的事情就不会忘记，就会见效率，就容易办成功。
所谓阶段性报告，就是我们在办事还没有完结的时候，向领导报告工作的进度，或者及时向领导报告遇到的新情况、新问题。这个环节也是很重要的，往往工作方案的进一步调整、工作方式的进一步改进，就是在进行了阶段性报告之后产生的。
所谓调整方案，就是当在办事过程中遇到了或者发生了新的情况、新的问题、新的困难，原来的方案已经不适用了，及时改进方案，使工作方案与新的形势、新的情况、新的问题、新的政策相适应，保证任务顺利完成，事情能够办好。
这四个环节也不是截然分开的，不是一步一步按部就班地进行的，它们往往相互交融在一起，需要我们机动灵活地掌握。
3、办事之后的工作阶段。
事情办了，但工作还没完。我们有的同志往往事情一办完，就撒手不管，这样是很难提高的。一件事办完后，不管成功与否，都要做好善后工作。善后也有四个环节：总结、材料、汇报、归档。就是及时总结经验教训，并形成书面材料，上报相关领导提出意见。该表扬的表扬，该批评的批评；该作为成功的范例的就作为成功的范例发扬光大，该吸取教训的就吸取教训作为前车之鉴，最后还一定记得存档，以备日后查询。
值得一提的是，有些事情可能一天半天就可以办好，有的事情可能几天甚至几十天、几个月、几年或者更长的时间才能办好。在办事中，往往出现的问题是本来一天半天就可以办成的事，却要拖到几倍甚至几十倍的时间才能办好，甚至花了不少时间，还是没有办好。而一些需要较长时间的才能办好的事情，却容易发生一蹴而就的错误。解决这些问题，我们还是要回到增强“责任感”、“责任心”的话题上，办事没有责任心，不动脑子，就不可能考虑办事的这个阶段那个环节，办事的方法、办事的效率、办事的质量也就无从谈起。
（三）办事必须严格遵守财务制度
老话说，兵马未到。粮草先行。一般来说，办事是要花钱的。不花钱办成事的不是没有，但不多。办事要花钱，问题是要懂得如何花好钱、花巧钱、花少钱。做到少花钱，多办事；办了事，不出事。因此，需要我们在办事中严格执行财务管理规定、财务管理办法、财务管理纪律。不管那个单位，财务工作都有一个科学化、制度化、规范化的问题。所谓制度，有两层意思，一是在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系，如社会主义制度、资本主义制度等；二是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。如工作制度、财务制度等。这里强调的财务制度就是财务管理的有关规范、规定、办法和纪律等。在办事中严格遵守财务制度，一是为了把事情办好；二是为了合理开支；三是为了爱护干部、保护干部。
做好财务工作是大家共同的义务。财务工作一般由办公室进行管理，但是，财务问题不光是办公室的事情，是我们大家的事情，因此，要做好财务工作不仅是办公室的事，也是大家的事。
要通过合理地安排和节约使用资金，保证办会办事任务的顺利完成和事业繁荣发展。钱是要来花的，但要花得有价值、有成效，这不仅靠搞财务工作的同志来把关，来扣，也要靠大家一起来把关，来扣，把钱用再刀刃上。
要严格执行会计制度，切实执行会计监督。做好各项会计核算工作。应该按照财务工作的各项规定，做好算帐、记帐、结帐、报帐等工作，准确而又及时地核算和反映我们的预算和计划的执行情况。要保护国家资金和物资财产的安全。要同一切违反财经纪律及损害国家利益的行为作斗争，使国家物资财产不受损害。
要当好参谋，改进管理。这条特别重要，特别是财务部门，通过定期检查分析预算执行及财务活动的情况，考核资金使用的效果，并找出预算超支或者结余的原因，以总结经验，供领导参考，起到领导的参谋、助手的作用。同时，也要求全体工作人员共同监督我们的财务工作，提出合理化建议，以便更好地改善管理，提高效益。
要严格按照财务制度的有关程序进行财务活动。不要怕麻烦，不要怕走程序。其实按照财务的程序进行财务活动，恰恰体现了组织上对干部的爱护和关怀，是保护干部的有效措施。要妥善地管好帐簿、报表、会计凭证（原是单据）等材料。
三、关于接待问题
接待工作是联系上下左右，协调各方面关系，做好“块块”或“条条”工作的带综合性的工作。它在日常工作中处于相当重要地位，起着非常重要的作用。我们一些单位虽然没有专门的接待科，但是无论是办公室还是各处室、部门都有接待任务。这些任务，已经成为我单位部门工作中不可忽视的组成部分、起着越来越重要的作用。其工作职能主要表现为如下四个方面：
第一，协调作用。主要是协调内部和外部的各种关系，在内部创造一个和谐、协调、统一的稳定局面，在外部创造一个做好工作和寻求发展的良好环境。凡是外部关系好，得到外部支持多的地方，都与这个地方的接待工作做得好分不开。如果接待工作做得不好，人家对你这个地方的第一印象不好，第二次就不想再来，这样就根本谈不上同你建立什么关系。我们做接待工作的同志，很可能也被人接待，如果我们到了一个地方，接待冷冰冰，吃不好，睡不香，一天到晚无人过问，那么你以后就可能再也不想去那个地方了。不要说去一个地方，就是回老家，如果回去冷冰冰，没有温暖感，恐怕有的人连家都不想回了。所以，接待工作的协调作用很重要，通过我们的热情接待，可以使人与人之间，单位与单位之间，地方与地方之间，建立一种和谐的密切的关系。正因为如此，我们国家从中央到地方都很重视接待工作，国家就在外交部专门设了礼宾司具体负责对外的礼仪接待工作。
第二，宣传的作用。我们接待工作人员的一言一行都起着宣传的作用。首先，通过每个接待人员个体的言行向外界起宣传影响作用。比如，我们接待工作人员穿戴很整洁，言谈举上彬彬有礼，人家就会说我们的人很有礼貌，素质很高。相反，人家就会说我们这个地方的人很土气，没有礼貌。其次，外来的宾客，跟我们交谈了解地方的情况时，如果我们能恰如其分地介绍情况，能够简单明了地向来宾介绍我们所做的工作和所取得的成绩，以及我们这个地方发展的未来前景；那么，我们就可以使来宾更进一步地了解这个地方，使他们不仅了解到我们这里的人待人接物彬彬有礼，而且对我们这个地方的历史、现在和未来有一定的了解，使他们从对我们这里的人有好感，进而对我们这个地方有好感，有信心。这样，他们就会很乐意地同我们建立各方面的联系。因此，接待工作人员的一言一行都起着宣传的作用。要认识到这种作用，并在日常的接待工作中发挥好这方面的作用。大家要考虑，什么该讲，什么不该讲，什么该做，什么不该做。凡是有损于形象的话，我们都不能说，否则，在宣传的效果上就会起消极作用，而不能起到积极的作用。我们接待对象的职位、素质有高有低。我们接待时要讲规格，但接待要一视同仁，不能分上下，对任何人都要热情，给予礼遇，这是由人格决定的，而不是由职位决定的。因此，我们接待工作人员，对于我们的接待对象，不管是什么职务，不管是坐飞机来的，还是坐火车来的；是坐小汽车来的，还是坐公共汽车来的，都要热情接待，礼貌待人，决不能眼睛向上不向下。
第三，反映下情和外情的作用。比如，我们接待工作人员，在同各市、县、区的同志交往过程中句可以了解到下面的许多情况，了解到他们的社科工作情况，对我们干部工作作风的批评、建议等。又如，我们在接待外来宾客和同他们的交谈中，可以获取许多外部有价值的信息。
第四，执行服务职能的作用。接待工作地位重要，作用不小，但是要做好这方面工作又很不容易。有时候，我们在接待工作中感到琐碎、受气，这是完全可以理解的。我们在工作人员少而且基本上没有受过什么正规训练，财力、物力又非常有限的情况下，每年要接待那么多客人，而且客人又是那么千差万别，说不琐碎、不受委屈是不可能的。特别是接待不大不小的领导或领导的客人，这往往会使我们的接待工作人员感到为难，有时甚至使我们的工作人员挨骂、受气。确实有这种情况，这就需要同志们理解。他们很多人也不是有意要让大家受气、受委屈的。我们通常说领导干部要宽宏大量，要有气度。实际上，每个人都有一个气量、气度的问题，我们搞接待工作的同志也有一个气度的问题。就是说气度要大一点，好话、坏话都听听。当然，脾气也可以发，但绝不能对客人发脾气。在一定意义上讲，任何时候，宾客往往总是有理的，宾客至上，这是接待工作的一条基本原则。这个原则，既适用于宾馆，也适用于机关搞接待的同志。我们在执行接待任务时，必须明确和注意坚持三个原则；第一，宾客至上，宾客有理的原则。第二，讲牢骚怪话和提批评建议要注意时间、地点、场合和对象。第三，不在客人面前对自己单位以及领导和其他同志评头品足，哪怕是赞扬的话，也要注意分寸。
做好接待工作本身有五条具体原则，我们应该把它视为守则始终坚持：
第一，热情、礼仪原则。这是最基本的一个要求和原则，要贯穿于接待工作的全过程。
第二，简朴求实，大方得体的原则。我们一些同志往往认为热情就是大吃大喝，菜肴丰盛，质高味好。这是一种片面的认识，热情的确需要一定的物质来体现，忽视或者否定这一点，是片面的。但热情并不仅仅表现在一定的物质上，还要表现在精神上，最主要的是给宾客创造一个热情的精神环境。吃的东西再多，质量再高，如果你答非所问，或者只是十问一答，脸无笑容，最后人家照样说你不热情。因此，热情一是要有适度的物质款待，让客人吃好睡好，二是言谈举止要给人一个热情的气氛，使人有宾至如归的感觉，使人感到没有遭冷遇。物质款待要从实际出发，掌握一定的度，做到大方得体。就是说，物质上给予礼遇要适度，尤其是主要领导人作陪时，不能搞得太过分。如果大大地超过了必要的规定和礼仪，搞很高档的菜肴；或者是没有计划，超过一定人数准备菜肴，那么人家客人饭饱菜满之后，感到热情是热情，就是太浪费了。这种风气不好。所以，我说要简朴求实，要大方要得体。
第三，不用公款送礼的原则，是一条规矩。在对外开放中，有些交往又不能不送一点纪念品。这就要从实际出发，注意内外有别。这一条是搞接待工作的同志不容易掌握好的。客人来时送点纪念品，表示一点意思，是可以理解的，但是不能把意思搞歪了，搞滥了，不能什么人都送，什么礼物都送。否则，就很可能出问题，很可能会损害一个地方或一个领导人的形象，给单位和领导工作带来不必要的压力。
第四，公私有别的原则。严格区分公客和私客，不能用公款宴请私客。我们搞接待工作的大多数同志是能够公私分明的，但也有个别同志不够注意，馈赠礼品，一部分是赠给公客，一部分赠给私客，一部分留给自己。这是要特别引起我们注意的。如果不注意，公私关系处理不好，就要出问题。不能把公私掺杂在一起，不能以公款宴私客，要做到公私分明。
第五，彼此协调的原则。接待工作有许多环节，一些环节不协调就会出问题。我们接待工作人员，无论是谁，都要在做好本职工作的基础上，互相合作，互相协调。
以上五条是我们做好接待工作的最起码的要求。必须看到，接待工作是一项综合性很强的工作，接待工作人员虽然职位不高，但要求很高，要具有较高的修养素质。这就是：
第一，思想品德修养。品德修养主要包括政治品德和为人品德两个方面。作为一个具有良好政治品德的接待工作人员，应做到不该说的不说，不该问的不问，不该传的不传，一言一行都应注意政治影响。为人品德，对于接待工作人员来说，是诚实、诚恳，不讲假话，乐于助人。我们之所以要强调接待工作人员的思想品德修养，目的就是要使我们能够有较高的政治思想水平来处理好接待工作中的政治关系，维护本单位和领导的形象。
第二，语言修养。主要是语言表达要准确、热情、诚恳、礼貌。我们社科联的干部多数属于知识分子，有些可能来自工人、农民等，但不管谁，都不能将基层中落后的东西带到接待工作中去，比如语言比较粗俗，讲话粗声、动作粗野等。语言一定要注意热情、诚恳、礼貌，讲话能使人家接受。虽然我们不能强调个个讲话都那么文明风趣，但起码不能粗鲁。
第三，知识修养。接待工作人员要掌握比较丰富的知识，我们不要求你了解得很深或了解得很系统，在思想上认识得很深刻，但知识面要广一些，要掌握多方面的知识。比如，我们在广东、广州，就要多少了解一些有关广东、广州的现状和历史知识，不能一问三不知。要了解广东、广州的历史人物、名胜古迹、主要项目和设施，以及风土人情。有些还应该了解得细一些，比如菜肴，我们都应懂得中国有四大名菜(粤莱、川菜、京菜、苏菜)，都要懂得粤菜有三大系(潮莱、东江莱、广州菜)，尤其要懂得菜的特色，要让客人感到，尽管一些菜肴不太合口味，但它是名菜，能吃到是一种很高的礼遇，吃得不好也心甘情愿。还有礼仪方面的知识，现在我们从领导到一般干部在接待安排上都不太讲究，在座位安排上也有一点乱。有的同志认为，吃饭排位没必要那么讲究。其实，现在在很多企业吃饭时候也很讲排位。宴席上有没有排位，给宾客的感觉是不同的。有排位，人家会感觉得你的安排隆重、热情、规范。没有排位，显得稀稀拉拉，人家也会将就而坐，反过来给主人造成压力。
宴席排位的基本原则：根据前四位主宾的身份确定是否需要设第二主人位。如前四位来宾的职务级别与第二主人相同或相近，且第二主人与第一主人职务级别相近，则设第二主人位，否则只设一个主人位；其余人员按职务的高低（以第一主人的坐向为准，右高左低）和主人、宾客交替的原则依次排列。
宴席排位的基本方法：（1）在使用圆桌的情况下，只设单主人位时（主人位设在正门对面中间的座位或者正面对电视机的座位），第一宾客应在主人位的右边，其余人员按职务的高低（右高左低）和主人、宾客交替的原则依次排列。
（2）按双主人位排列时，第一主人位置与上述的一样，第二主人设在第一主人的正对面。第一主人的右侧是第一宾客，左侧是第三宾客；第二主人的右侧是第二宾客，左侧是第四宾客；其余人员按职务的高低（右高左低）和主人、宾客交替的原则依次排列。
宴席排位还有长方形餐桌的排法，第一宾客职位比第一主人高的排法，首长携带夫人一起赴宴的排法，等等。
一些单位在接待客人时，还有专门印制的《接待安排》和《出席宴请人员名单》，在客人一到便分发到客人的手上，客人看了这些安排，就不仅知道如何配合你，而且感到你的接待诚心诚意，很有章法。
《接待安排》的内容包括：日程安排；客人名单、职务、住房号、联系电话，接待人员的姓名、职务、联系电话；广东省概况或者省委宣传部和广东省宣传文化系统的概况。
《出席宴请人员名单》的内容包括：客人的姓名、职务；主人的姓名、职务；宴请的时间地点；有些场合还配有菜谱。
搞接待的和办会的一样，要注意安排好各人的座位，这是办会、接待的基本动作。当然，如果接待一些很相熟的人或者非正式的宴请，就不需要那么讲究，排位不排位都问题不大，但是在入座时，基本上还是按照上述方法入座的。
第四，仪表修养。穿戴一定要整洁，各种服式要朴素文雅，女同志化妆浓淡要适中，要给人家—种朴素、文雅、大方的感觉，不要给人家一种妖艳的感觉。当宾客看到我们工作人员风度翩翩，还具有多方面的知识，就会给人家一种不仅外貌很俊，而且气质高雅，不仅有外在美，而且还有点内秀。外美与内秀结合起来，显出很高的气质，这样的工作人员是响当当的。这就是知识修养。
第五，行为修养。行为修养贯穿于接待工作的全过程。要求接待工作人员手要勤，腿要快，办事要实，效率要高，给人家一种深沉、持重的印象。当然，我们讲持重，又不要把自己扮成小老头，该讲的话不敢讲，该做的事不敢做，这也不利于做好接待工作。