使用 SharePoint 列表（第 2 部分） - 帮助和使用方法

适用于
Microsoft Windows® SharePoint® Services 技术
本教程将教您如何查看基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的列表中的信息。这是两部分教程的第二部分。在第一部分使用 SharePoint 列表（第 1 部分）中，您已经学习了创建列表、添加栏以及添加新列表项目的基本步骤。在学习本教程之前应该先学完第 1 部分。
在此教程中，您将继续使用工作组访问 Trey Research 的示例，来学习如何对列表项目进行排序和筛选，以便可以更轻松地查找和管理信息。您还将学习如何创建视图，以便可以指定更高级的显示设置并保存设置。
目标
在学完本教程后，您将知道如何：
基于一栏中的数据对列表进行排序 筛选列表 创建列表的自定义视图
按栏对列表进行排序
您可以使用列表或库的任何栏对项目进行排序。在下面的步骤中，您将对本教程第 1 部分中创建的任务列表进行排序，排序依据是负责任务的工作组成员。
对列表进行排序
转到前面创建的任务列表（如果尚未转到该列表）：在顶部链接栏上，单击“文档和列表”。在“文档和列表”页上，单击任务列表的名称（在本示例中为“Trey Research 访问任务”）。 单击“分配对象”栏标题。
注释   如果要反转排序顺序（升序或降序），请再次单击栏的名称。栏名旁边的箭头表明排序的方向。
筛选列表
筛选是一种快速而容易的方法，用来查找和处理列表或库中项的子集。筛选后的列表只显示符合您为某栏指定的条件的行。与排序不同，筛选不重新排列项目。筛选隐藏您不想显示的行。在下面的步骤中，您将筛选任务列表以便只显示与旅行计划有关的项目。
筛选列表
转到前面创建的任务列表（如果尚未转到该列表）：在顶部链接栏上，单击“文档和列表”。在“文档和列表”页上，单击任务列表的名称（在本示例中为“Trey Research 访问任务”）。 在工具栏上，单击“筛选”。
每个栏上面都会出现一个下拉列表，其中包含了该栏的所有值。
单击“区域”栏的列表，然后单击“旅行计划”。

您可以继续应用其他筛选器，直到仅显示所需项目为止。要删除筛选器，请单击筛选栏的下拉列表中的“全部”。其他筛选器不受影响。
关于自定义视图
使用视图，能够轻松地以各种方式查看信息。您可以在列表（例如，“通知”、“联系人”等）中使用视图，也可以在库、调查和讨论板中使用它们。
在创建视图时，在显示列表的页的“请选择视图”部分中会添加指向视图的链接。指示符用于标记活动视图，如下所示：

您可以创建自定义视图来执行以下一项或多项操作：
按一组条件进行筛选 按特定顺序排序 隐藏或显示栏 基于列表数据对信息分组 显示栏的小计 将包含日期信息的列表显示为日历或表
例如，您可以创建包括筛选器的视图，而不必每次转到特定列表时都应用同一筛选器。要查看筛选后的信息，您可以单击指向所创建视图的链接。您甚至可以使新视图成为默认公共视图，以便在您的工作组成员转到显示列表的页时，能够自动看到筛选后的信息。
视图类型
在本教程中，您将创建属于每个用户、按区域排序的项目的公共视图。所有用户都可以查看和使用此视图。您还可以选择创建个人视图。其他网站用户只能看到公共视图以及他们自己的个人视图。
您将创建一个标准视图（与数据表视图或日历视图相对）。标准视图按您指定的方式显示列表信息。您可以从任何支持的 Web 浏览器查看和使用列表数据。标准视图不要求在计算机上安装特殊软件。在标准视图中，一次可以筛选、更新、添加或删除一个项目。
数据表视图要求您安装与 Windows SharePoint Services 兼容的数据表程序，例如 Microsoft Office 2003。使用数据表程序，您可以快速添加、删除和更新列表项，就像在电子表格程序（例如 Microsoft Excel）中一样，而不必切换到某个单独的程序。
另一种视图类型是日历视图。如果列表包括带有日期的栏，则可以创建将列表显示为日历的视图。此功能允许您创建自定义列表，可以作为标准表格式视图或作为日历查看该列表。您可以在这两种视图之间快速切换。
创建视图
在下面的步骤中，您将创建一个显示按区域分组的任务的视图。当您的工作组成员使用此视图时，他们将看到自己的、按区域分组的任务。
创建视图
转到前面创建的任务列表（如果尚未转到该列表）：在顶部链接栏上，单击“文档和列表”。在“文档和列表”页上，单击任务列表的名称（在本示例中为“Trey Research 访问任务”）。 单击“修改设置和栏”。 在“视图”下，单击“创建新视图”，然后单击“标准视图”。 在“创建视图”页的“名称”部分中，键入“我的区域任务”。 在“访问者”部分中，单击“创建公共视图”。 在“栏”部分中，选择在此视图中显示的栏。请选择以下栏并清除其余栏： 附件 标题（链接到带编辑菜单的项目） 状态 优先级 截止日期 完成率 区域
右侧的编号表明每个栏的位置。

假定“优先级”栏和“区域”栏对您很重要。您希望它们的显示位置更靠近视图的左侧（而不是右侧）。请更改编号以便这按下面的顺序显示栏： 栏
顺序
附件 7
标题（链接到带编辑菜单的项目） 1
状态 5
优先级 2
截止日期 4
完成率 6
区域 3
在“筛选器”部分中，单击“只有在以下条件为真时才显示项目”。 在第一个“栏”菜单中，单击“分配对象”。 将第二个菜单设置为“等于”。 在第二个菜单下面的文本框中，键入“[本人]”。
在此处键入“[本人]”会将任务分配给当前用户，因此您工作组的所有成员都可以使用相同视图，且仅看到自己的项目。完成设置后，视图应如下所示：

单击“分组依据”旁边的加号 (+) 以展开“分组依据”部分。 在“分组依据”部分中，在“主要分组依据”下的列表中，单击“区域”。 选择“按升序顺序显示项目”或“按降序顺序显示项目”。 在“默认情况下，分组显示方式为”下，选择“展开”。
展开的分组显示分组标题和所有项目。折叠的分组仅显示分组的标题。
在页的底部单击“确定”。 在“自定义 Trey Research 访问任务”页上，单击“返回‘Trey Research 访问任务’”。
注释   您可以随时单击“编辑视图”页底部的“删除”来删除视图，但不能删除列表、文档库或讨论板的默认视图。要删除当前的默认视图，请将另一视图设置为默认视图，然后删除原始默认视图。
建议的后续步骤
祝贺您学完了本教程！您已经学习了使用列表和视图的基础知识，下面是对其他任务的一些建议，您可以尝试完成这些任务以了解 Windows SharePoint Services：
学习如何为 SharePoint 网站管理用户和设置权限  完成教程为基于 Windows SharePoint Services 的网站管理用户和指定权限 学习如何使用 Web 浏览器自定义 SharePoint 网站  完成教程在 Web 浏览器中自定义 SharePoint 网站 学习如何更改“快速启动”栏  阅读文章使用 FrontPage 2003 更改 Windows SharePoint Services 快速启动栏。 学习如何将列表移动到电子表格  阅读文章将 SharePoint 列表导出到电子表格中。 测验您的知识  做一个测验以确定您是否是Windows SharePoint Services 高手。
在学完本教程后，您可以删除练习网站，以免浪费服务器资源。（您必须是网站的“管理员”网站用户组的成员，才能删除它。如果您不是“管理员”网站用户组的成员，则可以让为您创建此网站的人员删除它。）
删除网站
在网站的顶部链接栏上，单击“网站设置”。 在“网站设置”页上，单击“转到网站管理”。 在“网站管理”页的“管理和统计”部分中，单击“删除此网站”。 在确认页上，单击“删除”。
注释   文中提及的示例公司、组织、产品、域名、电子邮件地址、徽标、人员、地点和事件均属虚构。无意联系任何真实的公司、组织、产品、域名、电子邮件地址、徽标、人员、地点或事件，且不应作出有此类联系的推断。