2010年05月25日

如何做好公文处理中的主题词标引
公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。
一、主题词标引程序"三步"走
第一步：审读文件，分析主题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。
其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。
分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。《黄河水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。
第二步：提炼、转换主题概念。
经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。
对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径：（1）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。（2）查范畴索引。主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。（3）查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。
第三步：标引记录，审核校验。主题词成功转换后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。
在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：（1）主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；（2）主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；（3）同类型公文所选用的主题词是否一致；（4）标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。
二、主题词标引"三要"
一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。
二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。黄委系统公文主题词最大标引深度不超过7个。
三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭失主题概念精度的一个重要因素。
三、主题词标引"三不"
一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。
二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。
三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。
主题词标引是一项基础性工作，也是技术性很强的工作。做好这项工作，不仅需要从业人员熟悉使用的标引工具，熟练掌握标引规则和方法，而且还要掌握相应的专业知识，更需要从业人员严谨、认真、踏实的作风。限于篇幅，不再一一赘述。
《国家行政机关公文处理办法》相关知识
行文分类：根据行文制度的规定，机关之间行文可分为三类。
一、上行文，是下级机关向上级机关递送的文件，包括请示、报告、议案三种。
二、平行文，是同级机关或不相隶属机关递送的文件，主要包括“函”，有时也可用通知、函。
三、下行文，是上级机关向下级机关递送的文件，这类文件较多，如：命令、令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、公报、批复、规定、会议纪要。草拟公文时，首先要弄清以上不同的行文关系，以便选择适当的文种，称谓和词语。
处理行文的基本原则，总的说是必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定，具体要求注意以下几点：
1.　国家行政机关一般不越级向上行文请示问题。因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关，以免引起行文混乱。
2.　“条条”一般不对“块块”下命令、作指示，但可在业务管理范围内向下级行文。
3.　经批准在报刊上发表的公文，应当视为正式公文，具有正式公文的同等效力。
4.　上行文不必同时抄送下级，下行文如有必要，可抄送上级。
5.　受双重领导的单位，向上级请示问题，应当写明主报单位与抄报单位，而不能出现两个以上的主报单位，以免公文无人负责受理。
6.　上级的公文，未经许可与没有经过一定手续，下级不能任意翻印、转发。
7.　国家机关的公文，不得对党的组织作指示、交任务。
浅谈公文中的社会流行语及其使用
岳海翔
自改革开放以来，随着社会形势的不断发展，作为人类最重要的交际交流工具的语言也发生了一些变化。其中最突出的表现就是各种社会流行语的产生，它广泛地应用于社会政治、经济、文化、生活等各个领域，是特定时代社会生活、社会心理、社会特点、以及风俗、时尚、文化观念和价值取向的具体、生动的反映。社会流行语的出现和使用，给公文写作领域带来了一个不容回避的问题：公文中应当如何正确对待社会流行语？本文拟围绕这一论题，谈点不成熟的见解。
就总体来看，近些年来所出现的社会流行语主要有这样几个方面的情况：①反映党和国家的有关方针、政策，如“两手抓、两手都要硬”、“反腐倡廉”、“扫黄打非”、“严打”、“希望工程”、“菜蓝子工程”等等；②反映社会经济繁荣发展的景象，如“市场经济”、“知识经济”、“外资企业”等；③反映人们的物质生活和精神生活的变化，如“卡拉OK”、“微波炉”、“面的”、“家庭影院”、“寻呼机”等等；④反映人们生活观念、择业观念的变化，如“下海”、“第二职业”、“钟点工”等；⑤反映科技进步和发展的，如“上网”、“网吧”、“多媒体”、“互联网”、“克隆”等等。
大量的社会流行语的涌现，正是我们这个不断发展、不断变化的社会的投影。公文作为表述社会组织（集团）意志的文书，担负着治国安邦、传递策令、沟通信息、实施管理的重要使命，它必然要涉及对社会流行语的使用，但具体如何使用，就要注意把握它的适用范围和界限，做到适度得体。在这个问题上，我们必须采取正确的态度，不能走向两个极端。即不能由于流行语的出现所导致的洪波涌起，泥沙俱下而一概排斥，因噎废食，也不能不加甄别和遴选而一概拿来，兼收并蓄。依笔者之见，公文中对待社会流行语的使用，从根本上讲是要遵循规范化的原则，而规范化的真正含义不是限制使用，而是要积极地、有选择地吸收和容纳，使之在公文中有效地发挥作用，从而增强公文的表现力。
具体来讲，要在公文中正确使用社会流行语，应当注意做到如下三点：
一是留心观察，勤于积累。国家语言文字工作委员会的统计表明，改革开放20多年来，约有7000条社会流行语产生。面对既繁杂纷呈又丰富多彩的社会流行语，公文写作者首先应当注意留心观察，广搜博取，并逐步加以积累，不厌其多。这是在写作时能够正确运用的基础。
二是要准确理解和把握所有社会流行语的含义。每一条社会流行语都有特定的内含，但有些流行语的“名”与“实”相去较远，倘若不求甚解，就难免于导致错用。如“搜狐”、“雅虎”、“酒屋”等，仅从字面来看，人们很难将其与计算机领域联系起来，就连“两手抓”、“两手都要硬”、“菜蓝子工程”等亦是如此，若不了解党和国家的有关方针政策及时代背景，也会出现理解和使用上的障碍。因此，弄清所用流行语的确切含义，是正确使用的关键，那种满足于一知半解、“想当然”甚至人云亦云的做法，是极其有害的。
三是要注意把握社会流行语使用情境。具体是指：
①对于那些适应我国政治、经济和文化发展需要而产生的大量的社会流行语，因其代表和反映了人民的意志，富有新意和运用，以极大地增强公文的表达效果。如“扫黄”、“打假”、“第三产业”、“市场经济”、“知识社会”、“高科技”、“高品位”、“高消费”、“超一流”、“时代感”、“动感”等等，这方面的例子举不胜举。
②对于那些术语化较强的社会流行语，在公文中应加以必要的阐释或说明，特别是在法规性、指令性公文中，更应如此。例如北京市公安局发布的《关于加强北京地区“网吧”安全管理的通知》，文中涉及了“网吧”这一流行语，由于其较为术语化，而且因是“通告”，其所涉及的受文对象是一定范围内的人民群众，因此必须在文中对“网吧”的确切范围和含义作出清楚的定位阐释。该通知第一条规定：“‘网吧’是指通过计算机与公众信息网络联网，向消费者提供上机学习、信息查询和交流等服务的经营性场所。”这就使通告的受文对象对该通告的适用范围有了确切了解，有利于通告的贯彻施行。
③对有些社会流行语可作保守处理，需用即用，能不用者不用。例如“打的”、“面的”、“卡拉OK”、“练歌房”、“老板”、“打工仔”等等，对于诸如此类的流行语，公文中不宜用得过多，但有时会出现确需使用的情况，如为了加强道路交通管理或加强对公共如乐场的管理而制定相应的行政法规时，诸如“面的”、“卡拉OK”等流行语就要不可避免地被写入其中，在这种情况下，就可使用无妨。
④有些社会流行语的使用必须慎重，不能入文。这主要是指那些表意含混或者已被扭曲了本义甚至含有不健康因素在内的一些流行语，诸如“士力地什饼”、“发烧音响”、“酷毙了”、“很Q”、“帅呆了”、“伊妹儿”等等，如果盲目运用到公文中，不但起不到应有的表意功用，反而会令人莫名其妙，不知所云，使公文变得不伦不类，从而严重损害其质量和效用，贻害工作。同时，这些流行语也与公文的性质要求格格不入，必须严加注意。