《最好的GTD软件》(ThinkingRock for veket)2.21[安装包]

ThinkingRock: 最好的GTD软件.

介绍内容是从网络转帖的：

ThinkingRock是一款免费的GTD软件（需要JAVA）。它可以帮助收集和转换你的想法（thoughts），使之成为可完成的行动（action）、任务 （Project）或者存储为信息（information）、将来可能做的事情（future possibilities）。它的收集和转换方法完全按照Getting Things Done设计的，简单易用，且非常强大。

一个想法从产生到开始实现会经过下面的流程
1.搜集想法，记录下来。
2.处理整理想法。
3.回顾已有的想法，或者开始计划，或者开始行动。
Thinking Rock 就是以这样一个流程帮助你记录和整理你的奇思妙想或者日常工作计划的工具。更好的一点是它现在还是一个免费软件。


因为我们的想法没有被收集整理，所以我们总是在不断地思考自己需要什么或者现在要做什么。若总让大脑停留在思考要什么，完成什么，和使用大脑记忆这些事件的层次，那么大脑就会没有多余地时间去考虑一件事情该怎么完成了。只有考虑如何完成一件事情才最重要，否者你的想法都是没意义的。这就是为什么弥缝推荐 ThinkingRock。ThinkingRock的收集非常简单，只要把现在所有的存在于脑海中的想法全部都存到系统中。接着把所有的想法一个一个地 过滤一遍，计划每个想法需要做什么，要怎么做，要取得什么样的结果。

工作的时候害怕家里事没做完，写论文的时候却想着接下来的电视节目，一个想法总是在翻来复去的想等等。这些都是效率降低的原因，所以赶快把这些堆积在你脑海中，堵塞你的灵感的想法全部从大脑里面清理了，拿出来整理好，这样才可以安安心心地全力以赴地去突破每一个行动！


时间管理
人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。
如果没有工具和方法的帮助，可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好，不重要的事情做了一堆（而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环）。
这样几次之后，你知道要记住重要的事情，可是平时注意力很容易转移，心里又惦记着还有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因为我们的资源往往不够，才需要GTD，这种情况下就要有取舍，没有条理，就很容易把有限的资源做了不合理的分配。
GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点，其实这样正是为了快点解决（或者前进一步，然后放到以后的计划里），从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。
重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。

时间管理是什么

●将事情整理得有条有理的方法。
如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项，整理的有条有理的方法。
●将事项组织化
将这些事项组织化，化成一个个的任务，让你一目了然。
●将任务化成工作清单
将任务化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单，有效率地完成工作。

工作流程
基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的(如三层文件匣)，也需要计想法事件的(如小记事本or PDA)这是所谓的收集。

NEXT ACTION 和 DATEBOOK 是完全不同的，并非是不同的分类

当杂事进来，你先初步分为可以行动和不可以行动两种,可以行动的就是下一步动作NEXT ACTION，
下一步行动又有以下几种
规划任务(也是一种下一步行动)
执行任务事项(多步骤的下一步行动)
执行单一下一步行动

所以所有的事都有下一步行动了，所有的下一步行动现在要再做进一步分类， 你现在有时间时，两分钟内的事就立刻完成，无法两分钟内完成的又分为三种
一 .等待清单，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案)
二 .Claendar 这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)
三 .下一步活动清单 不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TO DO来放置。

●1.收集 (Collecting)
将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的如三层文件匣，也需要计想法事件的如小记事本or PDA，这是所谓的收集。

●2. 整理 (Processing)
第二步是要整理，我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，
例如一天一次或一天数次，GTD书上说要让自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。这时你把收件匣的东西拿出来，分门别类一下(如 垃圾参考资料 孵化资料 任务 计画中的任务列在行事历的事件 授权给他人处理的事件 下一步行动=>存到一个可以提醒你的系统两分钟内的行动=>立即执行)

这一个表在GTD那一本书有里面有。
流程图
●3. 组织 (Organizing)
第三步要组织，其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念。
档案系统
档案系统:需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，
也有一个依资料不同收藏资料的档案系统，电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。
如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。

工作清单
基本上分任务清单，下一步行动清单，等待清单，未来／某一天清单
下一步清单

先说下一步清单基本上这是重要的清单，当你下一步清单超过五拾个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以要分类。
目前分类的方式主要是采已地点为主如家中，工作地点，外出，电脑前，电话旁等。如此你的工作效率会大大提升。

任务清单

此部分列出目前进行中任务，可以用MEMO, Bonsai, Projects等软体另行列出等待清单:你授权给人做时，要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度。
未来／某一天清单

你想到的点子，未来才要实现的计画等。
4. 回顾 (Reviewing) 与检讨 (Checking)
第四部是要检讨，也就是WEEKLY REVIEW 这部分是一周一次通常我会在一天的开始，中途及结束作一次 Check (or review)，如果事情没有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或删除，让他各有所属，完成者则让他隐藏，这样万一某天没 check 时，还可以日后很快检视出来，也就是一天过去之后，我的行事历通常都是空白，好像把桌上的公文清空一样，很有成就感。(6) check 后，接回 (2) 继续整理，这样比较符合 "Plan-Do-Check-Act" 的品质管理循环。
Weekly Review就要花很久(起码两三个小时)，我想这是因为我的任务清单中除了任务的名称外，我还一并要作任务的计画(PLAN)，所以在MEMO中思考， 规划，花了不少时间，我估计在两周左右，WEEKLY REVIEW应该可以只花约两小时(含任务的规划)。但我觉得时间省不大下来，因为我还一并会作工作规划(作公司一些企划案的思考)，所以会花很多时间。 因为你本来在做企划案时也要花非常久的时间。用GTD会让你将花的时间更有效率，但如果你是工作狂，
你每天花在工作的不会较少，只是做出来的品质较精致。

5. 执行 (Doing)


首先需要清楚的是什么时候需要一个GTD工具，典型的情况就是事情多而杂，事情一般较复杂需要多个步骤多人协助才能够完成，有些好想法没有记录空闲的时候又无事可做等。这些都是可以考虑开始使用GTD工具的，GTD宗旨应该就是最简单高效的来完成事务。

初始阶段 - 使用前的配置

Define Contexts @ - 定义上下文
上下文是用来描述一个活动应该在哪里或者什么时候被执行。一些典型的上下文定义的例子上打电话时候，在计算机旁，在网上，在商店，在公司，在家，工作外，周末等等。我们也可以将上下文理解为分类，但是上下文的作用是帮助你决定你下一步可以做什么，我们下一步能够做什么往往是跟我们所处的环境，时间和身边所具有的工具相关的。比如有些活动或事情，你只能够考虑在周末才能够完成。

Criteria - 定义准则
ThinkRock提供了三种准则和默认的一些数据定义可以进行选择。包括时间，精力和优先级，而这些也是一个活动或任务的重要属性。时间是完成一项初步估算的时间投入。精力情况代表了任务的复杂程度，而优先级则代表了任务的重要和紧急程度。以上三个准则的作用仍然是在帮你分析在你所处的某一个状态和场景下可以选择哪些活动来执行。比如快下班了精力已经很难集中，思维也跟不上，就可以选择些琐碎的日常小事情来做。

Topic - 分类主题
正宗的活动或任务的分类，可以按照平衡记分卡的方式分为工作，生活，学习，财务等多个方面。也可以按照自己日常事务活动实际情况进行分类。现在 ThinkRock上的Topic还不支持树状的多层次分类。如果能够支持两层的分类的话就会好一点了。

收集阶段 - Collect Thoughts

只有想到什么需要去做的东西，都可以在这里记录，先不用去细化如何做，或者说什么时候做。在GTD里面提到的InBox就是在这个阶段，这个阶段关心的重点就是任何好的想法都要及时的记录下来，以便于后续在有时间的时候安排行动计划。很多时候我们就是有些好点子没有记录下来，到了较为空闲的时候又不清楚可以做什么事情了。对于录入的Thoughts只需要去关心Topic分类，由于还没有转化为具体的活动或项目，其它属性和顺序都不用去关注和确定。

处理阶段 - Reference<->Process Thoughts<->Someday Maybe

当我们收集了这些点子后，我们第一步要做的分析就是这些思考的点子是否可以付诸于行动。如果是可以付诸行动的我们就需要讲这个思考转化为一个具体的活动任务。当我们把一个想法转变为我们具体的活动的时候，活动的状态有五种选择:

a.如果这项活动处理时间<2分钟，则你可以直接完成，直接在完成后点Done旁边的CheckBox就可以了。
b.如果这项活动你还不希望开始，但是有想要记录这个活动，你可以将活动设置为Inactive状态即可，代表活动还没有激活。
c.如果希望活动尽可能快的开始，则直接选择 Do ASAP 状态。
d.如果已经知道活动是发生在一个特定的日期或时间，则选择Scheduled状态，然后设置具体的时间。
e.如果活动需要委派给他人处理，则选择Delegated状态，然后确定委派人并可以发邮件通知他们。

在这里我们要注意的是如果这件事情比较大，需要分解为多个步骤或活动来完成。我们就应该将该Thoughts直接转化为一个项目。在这里我们仍然需要再次强调项目的定义，是有明确的目标和开始截止时间的。另外ThinkRock项目作用就是讲完成共同目标的活动组织起来，同时还支持大项目套子项目。

组织，审查和执行 - Organise,Review & Do

到了这个阶段我们要做的就是不断的组织我们的活动，对活动完成情况进行审查如果完成及时的将其扔到已完成任务列表中。有些活动现在可能不紧急，但是有明确的截止完成日期。有些活动不仅有截止日期，还需要我们尽可能早的完成。还有些活动在执行过程中会发现比原计划复杂需要多个步骤来完成，这个时候可以讲活动转化为项目来管理。

还有一类就是前面谈到的Delegated状态的活动，这类活动往往需要他人协助来共同完成，因此需要我及时的进行跟踪监控以保证总体的目标和进度完成。而我们进行GTD的目标也很简单，就是要以最快的速度和效率将Inbox里面的想法转化到Done状态，而不是让大量的活动或任务处于等待和未完成状态。

这是一款采用GTD（Getting Things Done）的思想管理你的思想的软件，让你清空你的大脑，不再为那些做不完的事情而烦恼，把所有该做的事情列出来，一步一步的去做