利用电子表格制作文书档案归档章

来源：百度文库编辑：神马文学网时间：2024/05/23 20:33:00

上传日期:2009-10-30 阅读次数:368
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）颁布实施以后，文书档案整理程序大部分化繁为简了。但是加盖归档章这一流程繁琐累赘，工作量之大是显而易见的。有没有办法能够解决这一问题呢？本人结合国家档案局八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和业务指导工作的实践，摸索出了用电子表格制作归档章的方法。掌握了这种方法的档案员，都认为这一方法减轻了工作量，提高了工作效率，有事半功倍的效果。现将此方法与大家共享。
一、归档章格式设置
1、选择工作表的区域
打开EXCEL文档，将工作表“Sheet1” 改名为“归档章”，在“归档章”工作表内，拖动鼠标选择B1到D2单元格，如下图。

2、对齐文本和应用边框
单击鼠标右键，选择 “设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中，水平对齐和垂直对齐均为“居中”；在“边框”选项卡中，单击“外边框”和“内部”按钮，如下图。

3、设置页边距、行高和列宽
上边距和右边距均为0.5，页眉为0；第1行和第2行的高度均为22；A的宽度为65，B、C、D列的宽度均为6.5，如下图。

二、归档章项目设定
1、直接输入全宗号和年度，如下图。

2、用数据有效性的方法设定机构（问题）和保管期限。
（1）机构（问题）的设定
单击单元格B2，选择“数据”菜单的“有效性”，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入“三合一”制度中“文书文件材料”的类别，每个类别之间用英文逗号隔开，如下图。

（2）保管期限的设定
单击单元格C2，选择“数据”菜单的“有效性”，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入“永久”、“30年”和“10年”，每个期限之间用英文逗号隔开，如下图。

3、选择下拉列表
机构（问题）和保管期限设定后，只要单击单元格，就在右下角显示一个下拉箭头，单击下拉箭头，即可在下拉列表中选择机构（问题）或保管期限，无需每次输入文本，如下图。

三、归档章打印
《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）规定，“在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容”。据此规定，本单位的发文在印发之后就可及时归档并打印归档章。
用电子表格制作归档章，无需用刻制的归档章逐一加盖，只需给档案人员的电脑配置一台打印机即可，这样应归档的文件材料就可以在平时进行装订、分类、打印归档章，做到随办随归，到年终进行排列、编件号和编目，将集中整理归档文件的工作量分散在平时，并且大大减轻了档案人员加盖归档章的劳动强度，提高了工作实效。

利用电子表格制作文书档案归档章文书档案归档整理操作方法文书档案归档整理操作方法文书档案归档整理方法文书档案立卷归档制度文书档案管理归档整理操作方法文书档案管理归档整理操作方法和技巧文书档案管理归档整理操作方法和技巧01 文书档案管理归档整理操作方法和技巧1 文书档案管理归档整理操作方法和技巧1 文书档案管理归档整理操作方法和技巧1 机关档案归档、查阅制度文书档案如何整理？文书档案保管期限文书档案整理文书档案的整理方法机关档案归档、查阅制度（转载）1 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范家庭档案的利用家庭档案的利用电子表格制作技巧如何制作电子表格1 电子书制作工具-友益文书701 利用电子表格轻松完成学生成绩统计 .