管理您的信息——SharePoint Portal Server软件概述

管理您的信息
——SharePoint Portal Server软件概述
当组织需要创建和收集信息时，其员工将在搜索、组织和管理这些信息上花费大量宝贵时间。Microsoft  SharePoint Portal Server 2001 将文档管理和搜索功能与日常使用的工具集成在一起。SharePoint Portal Server 可与 Microsoft Windows资源管理器、Microsoft Office 应用程序和 Web 浏览器协同工作，帮助您在整个组织范围内创建、管理和共享文档内容。
文档管理和发布
员工可能会发现大量复杂的信息源（例如，多个文件共享）难以组织和使用，因为很少有或根本没有适当的、结构合理的框架可以使用。随着信息源（例如 Web 站点、电子邮件服务器和数据库）的不断增多，困难会越来越大。
员工也可能会在与其他人就文档进行合作、控制对这些文档的访问以及在组织范围内发布文档等方面遇到困难。重要的文档也可能会丢失、被覆盖或难以查找。
SharePoint Portal Server 提供的许多功能可以帮助您实现文档管理的流程化，并且避免上述常见问题。
为帮助您管理文档，SharePoint Portal Server 提供了：
* 记录文档历史的版本跟踪
* 用于标识文档的描述性、可搜索信息的应用程序
* 文档发布控制
* 自动将文档发送给审阅者
* 多个文档审阅者进行联机批注的 Web 讨论
* 基于用户角色的文档访问控制。
SharePoint Portal Server 可帮助您与其他人合作，接收审阅者的反馈，使用描述性信息（例如关键字）将文档分类，以及将文档发布给广大读者。
版本历史
SharePoint Portal Server 可以记录文档的历史，从而帮助您跟踪所做的更改以及避免覆盖其他用户所做修改的可能性。若要编辑文档，必须首先将其签出。这样可以防止其他人在您将其签入之前对它进行修改。每次签入文档时，都会为该文档分配一个新的版本号，并将上个版本存档。签出文档时，除非您特意选择了以前的某个版本，否则您将得到最新版本。
文档配置文件
文档配置文件提供了一种向文档添加附属可搜索信息的方法。此信息有助于更清晰地描述或标识文档。默认情况下，配置文件包括一些基本属性，例如“作者”和“标题”。您也可以轻松地添加自定义属性（例如“账号”或“项目管理者”），并通过这些自定义属性向文档附加其他信息，使文档的组织和查找工作变得更加容易。
文档发布
用户可以在仪表板站点上搜索或查看已发布的文档。SharePoint Portal Server 既支持文档的私有版本，也支持文档的公开版本。您可以在每次将文档保存到服务器时自动发布该文档，也可以先保留私有文档草稿，而在文档完成后再发布。您可以在发布文档的一个版本前生成任意多个草稿。
审批流程
审批流程是一种确保文档在发布之前已经过充分审阅的简单方法。作者选择发布文档时，文档会在发布之前自动发送给一个或多个人进行审阅。这些人称为审批者，每个审批者都可以同意或拒绝该文档。文档要求审阅时，审批者会收到电子邮件通知。
讨论
使用 Web 讨论可以在不修改文档的情况下针对该文档进行联机讨论。这样作者和审阅者就可以通过 Web 讨论相互沟通，而不必通过电子邮件来讨论文档或试图捕获与文档有关的对话。即使有人已将文档签出，也可以针对此文档同时展开讨论。注释将按以线索组织的对话形式存储，这种对话将注释和答复组合在一起。
基于角色的安全性
SharePoint Portal Server 使用角色来控制对内容的访问。您可以基于用户执行的任务为其指派协调员、作者或读者角色。每个角色对应一组特定的权限：协调员处理管理任务、作者添加和更新文件、读者对已发布的文档拥有只读权限。
SharePoint Portal Server 还提供拒绝用户访问特定文档的选项。
索引和搜索服务
在很多组织中，重要文档都以不同的格式存储在多个不同的位置。很多服务器基础结构不允许跨多个信息源进行搜索且常常仅限于文本搜索。即使搜索的信息包括在搜索结果列表中，快速地判断出它是否是您所期望的文档也会是相当困难的。而 SharePoint Portal Server 则提供了多种功能，能使搜索更快、更成功。
为了使信息查找更容易，SharePoint Portal Server 提供了：
* 用于搜索存储在多个不同位置的信息的单一位置
* 对文档全文和文档属性进行搜索的关键字搜索
* 按主题（类别）进行浏览来查找信息的功能
* 文档自动分类
* 对与搜索高度相关的文档进行最佳匹配分类
* 订阅功能，使您始终拥有最新的第一手资料
无论是查找特定信息，还是仅浏览一组相关文档，SharePoint Portal Server 都使之比以往更轻松简单。
内容源
SharePoint Portal Server 允许您同时在多个信息源中进行搜索，从而大大提高了搜索效率。组织将信息保存在多个地方，例如 Web 站点、文件系统、邮件服务器和数据库。通过使用向导添加内容源，可以标识将来被搜索的内容的位置，从而将该内容链接到仪表板站点。然后，SharePoint Portal Server 会对每个内容源的信息进行索引编制，以便从仪表板站点对其进行快速搜索。随着内容源的增多，不管要查找的信息在什么位置或是何种格式，仪表板站点都是最容易查找到信息的地方。
全文搜索
仪表板站点提供了全文搜索功能以从文档文本和文档属性中搜索所输入的关键字。SharePoint Portal Server 将查找所有与搜索匹配的文档，并返回一个结果列表。要进行更为特定的搜索，可以使用高级搜索功能将文档属性（如作者）添加到搜索条件中。也可以通过指定搜索范围仅搜索一组特定的文档，例如，新闻发布文件夹或提供商的 Web 站点。
类别
可以通过使用类别将相似文档分为一组的方式在仪表板站点中组织信息。这样用户就可以按主题来浏览信息。对于不熟悉文档存储位置的用户，类别可以帮助他们查找所需的信息。类别的另一个优点在于一篇文档可以出现在多个不同类别中。类别既可包含存储在 SharePoint Portal Server 中的文档，又可包含来自其他内容源的信息。
分类助手
类别是一种行之有效的信息组织方法。但是如果文档数量很大，对它们进行分类也是一项非常耗时的工作。为简化该过程，SharePoint Portal Server 提供了称为 Category Assistant（分类助手）的自动分类工具。为每个类别指定了一些具有代表性的文档之后，分类助手会将那些示例文档与未分类的文档进行比较，然后自动选择最佳匹配的类别。
最佳匹配
最佳匹配通过引导用户找到最符合他们的搜索条件的文档而大大提高了搜索效率，并为用户提供了指导。最佳匹配是作为某个类别或特定关键字的最佳建议而选出的文档。SharePoint Portal Sever 在搜索结果列表的最上面显示最佳匹配。
订阅
订阅功能将与您感兴趣的主题相关的全新或更新的信息通知您。您可以订阅认为有用的内容：特定的文档、某个文件夹中的所有文档、指定为某个类别的所有文档或者一组搜索结果。订阅之后，SharePoint Portal Sever 将在内容被修改、添加了符合条件的新文档或添加了与该内容有关的 Web 讨论时通知您。可以在仪表板站点上查看订阅通知，也可以通过电子邮件接收通知。
仪表板站点
SharePoint Portal Server 提供了一个 Web 站点，称为仪表板站点，是在安装过程中自动创建的。它为查找和管理信息提供了一个中心访问位置。可以使用 Web 浏览器在仪表板站点中执行文挡管理任务和搜索功能。它允许用户对保存在组织内部或外部的信息进行访问，并允许他们查找和共享文档，而无需考虑其位置或格式。
可以自定义仪表板站点的主页以显示组织的新闻和其他重要信息。从仪表板站点，用户也可以执行下列任务：
* 搜索信息
* 按类别浏览信息
* 订阅新的或更改的信息
* 签入签出文档
* 审阅文档的版本历史
* 审批要发布的文档
* 发布文档
仪表板站点使用 Microsoft 数字仪表板技术来组织和显示信息。数字仪表板由可重复使用并可以自定义的 Web 部件组成，例如搜索、类别、新闻和公告。您可以轻松地通过添加或删除 Web 部件来自定义组织的仪表板站点。