档案为什么要信息化

档案为什么要数字化

为了加快推进全省，特别是县级档案部门数字化工作，我们分批对各市县人员进行培训。

这次培训的主题是传统载体数字化实用培训：所谓传统载体，简化理解为纸质档案（主体，还有其他形式载体，相对于电子文件而言）；所谓数字化，简单理解为数字扫瞄（档案有一套软硬件系统）；所谓实用培训，这是我们这次培训的主导思想，力争通过这次培训，使同志们对数字化有一个理性的认识，感性的接触，消除神秘感，达到会实际操作和组织指挥实施。

总之，这次培训，主题单一，内容不少，我们希望通过培训，使大家对传统载体的档案进行数字化加工有一个清楚的了解，做到知其然，知其所以然。

在开展档案数字化工作中，我们首先要解决一个思想认识问题，即档案工作为什么非要数字化不可，不搞不行吗？

在讲档案为什么要数字化之前，我谈谈对数字化的理解。数字化就是把现实世界的各种信息、文字、图像、声音等等，通过计算机处理成二进制的数字信息，以便于信息的存储、加工、传输和提供利用。我们现在学习的数学都是十进制的，而计算机等信息设备处理的通过电子运动表现出的信息状态只能是开和关，也就是电流的通与断两种状态。所以必须采取二进制的数字表现各种信息。

二进制的发明可以追逆到我国古代，司马迁的《报任安书》中有一句“文王拘而演《周易》”讲得是周文王被商纣王拘禁，在狱中推演易经，距今也有数千年。易经八八六十四卦，可以预测万事万物，也就是说可以表现各种各样的信息。然而不管多少卦，都是从阴阳两种状态演化而来，即“阴阳生万物”。如果我们把“阳”比作“1”，把“阴”比作“0”，那么“1”和“0”的二进制千变万化的组合，就可以承载大千世界的各种各样的信息。据说计算机的发明就是受到《易经》的启发，“阴阳”的演化就是二进制的变化组合。

为什么档案也要数字化？这个问题我想了许久。对于档案数字化，有的说信息化建设的需要，有的说建设开放型档案馆的需要，有的说资政惠民的需要，有的说电子政务的需要，还有的说党和国家的战略部署等等。这些提法都对，我不再重复，我想从另一个角度谈一下个人不成熟的观点，供大家参考：

我的观点是社会生活方式改变的大趋势决定了档案要数字化。

历史上纸的发明，使文明进了一大步，因为纸张易写、易存、易传、廉价，使信息、知识得以较为广泛的传播，扩大了世界范围的文化交流。纸张相对于绵帛、竹简、金石一类的载体是一种变革，但这种变革还不是本质上的变革，因为它们还是实体形态的，不能实现瞬间长距离传输，历史还是以它不快不慢的节奏前进着，人们的生活方式并没有质的变化。到了近代大工业的出现，历史才加速发展了，促进了生活方式的加速变化。

什么是生活方式？辞海解释为：社会群体及个人在物质和文化生活方面的各种活动的总和。包括劳动方式、消费方式、社交方式、价值观念等。比较抽象。举个例子：现在我们要出行不是坐汽车就是坐火车，或者坐飞机，没人想到做牛车或者骑马，那是古代人的出行方式。“烽火连三月，家书抵万金”，杜甫那个时代书信的传递十分艰难。就是上世纪七八十年代写信也是我们互通信息的常用手段，“见信如面”，见信如见人，可见那时通信也不是十分容易的事。现在就不同了，电话手机即打即通，想通信就发电子邮件或上网聊天，还有几个人写信。去年国家博物馆在全国范围收集家书。信这种方式将逐渐淡出人们的生活。这就是生活方式改变。通信方式反映了生活方式。一个时代有一个时代的生活方式，随着科技发展，人们的生活方式也在发生着变化。当今社会信息技术的迅猛发展强力推动着生活方式的改变。

诺贝尔文学奖获得者，哥伦比亚作家加西亚的小说《百年孤独》描写了一个人物，他充满了想象力和探索的勇气，用吸铁石找金矿，用放大镜制造武器，又用吉卜塞人给的观象仪观察天空，最后发现“地球是圆的，象个橘子”。对于他的发现，村子里的人都非常羡慕，赞扬他的智慧。但他们并不知道，这个真理实际上早就被发现了。那个年代通信不发达，信息闭塞，出现这种现象很正常。若要放在今天则是难以想象的。信息技术给这个世界提供了统一的平台，世界变的平坦了，人们可以很方便的进行交流。

进入20世纪，以计算机为代表的信息技术的出现和广泛运用，加快了社会发展进程的革命性的变革，它使知识和信息摆脱实体形态的束缚，以数字形态在世界范围快速流动，轻点鼠标尽知天下大事，它颠覆了时间与空间的概念，你跟世界交流，世界跟你交流，世界变得很小，变成了地球村，“秀才不出门全知天下事”，世界变得扁平，人们的生活方式发生了深刻变化。

有一本书，名字叫《世界是平的》，获亚马逊图书排行榜第一名，作者是美国《纽约时报》专栏作家托马斯•弗里德曼。书名借用哥伦布全球探险后向西班牙国王汇报他的伟大发现时的一句话：“地球是圆的”，引申而来的。作者从美国出发，游历世界，一直考察到印度的“硅谷”班加罗尔，发现当今世界正在发生的深刻而令人激动的变化，以高科技发展为动力，推动了全球化趋势；信息技术使我们这个地球互联，在任何角度都可以“即插即用”。世界也因此变得平坦了，于是他向自己的妻子说，我发现世界是平的。

以计算机为代表的现代信息技术改变了我们的生活方式：

一、操作系统的问世。1981年第一台个人电脑投入市场，1985年Windows问世。两者的结合使每个人可以处理、写作、掌握和传播比以往多得多的信息。微软首席工程师说：“装载Windows操作系统的电脑使得上百万的人们能够把他们的观点数字化，并广为传播，人们处理信息变得更加廉价和方便。可以在书桌上、厨房里、卧室里、地下室操作电脑，而不必非得使用大企业才拥有的大型计算机，也不需要非得成为程序员才能使用电脑。这种变化的意义深远，使得人们可以在书桌上就把自己的观点变成数字化格式。数字化格式非常重要，因为人们一旦能够用比特或字节把自己的内容数字化，处理信息就更会有效率。

二、互联时代的到来。为了把信息传出去，实现共享，20世纪90年代出现了互联网。互联网是万维网与因特网的统一。万维网的设计，使因特网活跃起来，成为人们联系和协作的工具。在这之前，因特网只是一种把各个局域网络联系起来的网络，主要由计算机和电缆组成，所做的工作比较简单，如电子邮件等。万维网的出现，使互联技术彻底改观。

什么是万维网、什么是因特网，他们之间关系是什么？万维网设计者伯纳斯有个解释：万维网是一种抽象的（想象的）信息空间。在因特网上，你可以找到许多联网的计算机，而在万维网上，你找到的是各种文字、声音、录像……这样一些信息。在因特网上，通过计算机之间的电缆进行相互连接，而在万维网上，通过超文本链接进行相互连接。万维网之所以存在，是因为在因特网上的计算机之间需要进行交流活动。没有因特网，万维网就不存在了。而万维网使得因特网更为有用，因为人们真正感兴趣的是信息（更不要说知识和智慧了），并不是真想了解接到因特网的计算机和电缆。由此可见，因特网是物质的，万维网是虚拟的，打个比方：因特网就像城市里的房屋和街道；而万维网就像街道的名称和门牌号。有了街道名和门牌号，邮递员才能准确无误的把邮件送出去，这个城市才有秩序。因特网与万维网的结合，使互联网技术发生革命性变化。1991年万维网首次出现，立即为混乱的网络带来了秩序，从那时起，万维网与因特网合二为一，5年内，因特网的用户从60万上升为4亿，平均每53天翻一番。

那么是什么让因特网用户急剧攀升呢？简单说就是数字化。电脑将信息数字化，因特网走进普通人家，每个人都希望将一切信息数字化：文学、音乐、数据、电影、文件、图片等。过去我们都是到邮局发邮件，现在发电子邮件；过去摄影用胶片到冲洗店冲洗，现在用数码相机，甚至手机，直接输入电脑；过去去图书馆浏览书籍，现在在网上翻阅；过去听音乐购买唱片，现在网上下载，数字化改变了我们的生活。出版业一直是知识和信息传播的主要渠道，网络出现后，现在发展出网络图书、网络杂志、网络报纸、网络文学、网络音像、网络游戏、网络教育、网络地图，等等，网络的优势尽显出来，大有超越传统产业的趋势。最近看一则消息数码印书机将威胁书店的生存。快速印书机与出版公司的数据库相连，消费者可以从目录里自行挑选想要购买的图书，然后在机器的键盘上输入几个数字，出版社就会发送数码文件到印刷机，并开始自动印刷。消费者只需等几分钟，一本新书就可以到手了。由于印刷过程不需要人工，销售没有中介，售价便很便宜。网络和数字化改变了我们的生活。

三、上传的出现。就是利用网络这个平台，发表自己的信息，如创作、意见、见解等等。通过共享软件程序，每个人都能够进行创作，并就创作内容在网上展开合作；他们可以以个人方式或作为自发组合上传文件，而这种上传不用通过任何机构。有篇《我们是网络》的论文这样说：下载速度远远超过上传速度的时代，普通人没有必要上传，他们只是消费者，而非生产者。这个时期个人还是信息的被动接受者。将来有一天，每个活着的人都将写一首歌，编一本书，制作一个视频，创造一个博客和设计程序，没有什么不可想象的。如果每个人的上传远远多于下载，将意味着什么？这段话我理解为，上传将使权威受到挑战，知识将平民化，信息将不受垄断，创造将成为每个人的事情，每个人不仅是信息和知识的接受者，也是信息和知识的发布者。实际上这已经开始了，比如博客对传统媒体的冲击；播客给传统音响公司和电台的冲击，他们成为视频和音乐的制造者而不仅仅是被动的听众和观众。前一时期“一个馒头引发的一场血案”对“无极”的恶搞，就很有典型性（当然应该在法律允许的范围内进行）。上传使合作成为可能。美国科学家利用射电望远镜接收宇宙空间电磁波，探索智慧生命的存在。编了一个分析软件发表在互联网上，供天文爱好者共同使用，每个参与者都可以共享天外信息进行宇宙探索研究，极大地提高了效率。研究不仅仅是天文学家的专利。十年以前，省局召开全省工作会议，请主管省长讲讲形势，以鼓励干劲。省长婉言谢绝，理由是现在信息发达，他所知道的别人也知道，形势报告不好讲。的确是这样。互联网给所有的人搭建了统一的平台，领导者和群众直接对话，消除了中间环节，民意直通车。两会期间多个媒体搭建“我有问题问总理”的网络栏目，一些代表和委员实名开博客，与群众直接沟通。因此有人撰文称“互联网政治”的来临。提出创新领导方式和执政方式，不仅要勇于在执政过程中公开、透明，更要勇于在公开、透明的环境中执政。美国2008年总统大选，竞争民主党的候选人举办了网络辩论，选民什么问题都可以问，候选人当即回答。在网络的平台上“即问即答”。

四、搜索服务的开展。提供信息搜索服务的大的网上搜索引擎有谷歌、雅虎、MSN、百度等等。创建搜索引擎有什么用呢？谷歌的创始人说：希望你在他们的网站上获得几乎无限量的信息，他们的目标就是方便人们获取以各种语言表达的知识，实现全球知识共享。他还形象地说：如果一个人可以上网，那么不管柬埔寨的小孩子、大学教授还是引擎公司的专业人士，他们都可以跟其他人一样完全平等的获取同样的信息。这与以前情况有很大差别，那时候最好的选择就是去图书馆，只能找到简单的事情。搜索引擎的出现给你建立了信息、知识和娱乐方面的供应链，它是一种自助的方式，不必去图书馆、电影院，通过网络就可以搜索知识，自主进行研究、编辑和娱乐。比如2004年，谷歌就宣布将一些著名大学图书馆的所有藏书都数字化扫描建立数据库，这样网上就可以搜索、查看这些图书了。

雅虎的创立人杨志远说：搜索引擎让消费者能比传统方式更迅速地找到自己需要信息、产品和服务，他们可以获得更多的有关工作、健康和休闲的信息。即使生活在小城镇也不会再让人有信息闭塞的感觉。

谷歌中国总裁李开复说，有了搜索引擎，省去了大量费时费力的工作，我将可以集中时间、精力和脑力去做我擅长的事情，而不是将他们花在材料的搜集上。学习方式改变了，学习效率提高了。

科恩（美无线技术公司副总裁）说：如果我能用谷歌（指搜索引擎），我就能找到一切事情。它就像上帝，上帝无所不在，洞察万物。在这个世界上，一切问题你都可以去问谷歌。

在网上，你只要给出提示，剩下的事情就由搜索引擎去做了，人们不必为获取信息、积累资料而发愁，知识增长，研究问题变得高效而轻松。

五、数字化、移动化、个人化和虚拟化的基本特征。数字化就是将各种信息转换成数字形式进行计算、存储、传输，实现信息交流；移动化就是不受空间限制，采用无线技术，实现移动中的信息交流；个人化就是信息为每个人量身订做，各取所需，实现个性化服务；虚拟化就是以信息技术模拟现实，实现无阻碍的信息交流（如电视电话会议）。美国林登公司2003年创办了第二人生3D网络互动游戏，实际就是一个虚拟现实世界，参加者有望突破5000万。在这个虚拟空间中，可以进行交流、创造、交易、货币兑换等，显示了强大的影响力。戴尔、锐步、阿迪达斯、丰田等著名大企业纷纷进驻；英国的路透社派专职记者进行报道；瑞典设立虚拟使馆；美国建立虚拟国会；法国总统大选在这个虚拟世界中拉选票，等等。这四化作为信息技术的基本特点，已经渗透到社会生活的各个方面，成为我们这个信息社会的基本形态表现出来。而这些都是以信息的数字化为支撑点。

信息技术发展到今天，在我们这个现实世界中又出现了一个数字世界，它展现给我们的同现实世界一样丰富多彩。而且给我们提供了更加便捷、有效的认识世界的途径，成为我们获取信息、获得知识主要的来源。它丰富了我们的生活，即将或正在改变我们的生活方式。同时，它又在我们面前横亘了一条巨大的数字鸿沟，下决心跨过去我们就进入这个崭新的数字世界，搭上了数字快车；跨不过去，我们只能是数字世界的旁观者，站在数字鸿沟的彼岸，眼睁睁看着数字快车离我们而去。讲了这么多，实际上就是一句话，我们生活在数字化的信息时代，档案是信息，所以档案也要数字化。我们今天做的档案数字化工作仅仅是开始，我们不但要在档案工作中引进数字化，还要在数字化世界中做好档案工作。

可能还会有人认为数字化对我们档案系统并非想象的那么紧迫，现在的日子过得还不错，没有数字化，我们的工作照样做，先进照样拿。

这里我给大家举个例子。人们都说中国是 “世界工厂”，印度是 “世界办公室”。什么意思：工厂出卖的是：体力、资源，还可能留下污染的环境；办公室出卖的是：脑力。现在美国的许多办公后台工作都外包给了印度，比如说美国医院的医疗记录通过电脑由卫星或者海底光缆传输到印度，印度的家庭主妇或学生在2个小时内完成录入，然后再通过卫星将完成的文本文件发送到美国医院的计算机系统。美国医生第二天早上一上班就可以拿到所需的文件。

印度成为世界办公室是两次机遇的结果，一次是“千年虫”，一次是网络泡沫的破裂。

“千年虫”就是进入新千年的计算机危机。老式的计算机年份只能表示2位数，到了2000年计算机只能表示00年，计算机不知道是2000年还是1900年，计算机内部时钟错误，导致计算机程序紊乱。所以需要对每台计算机进行调整。这是一项庞大而烦琐的工程，哪个国家拥有众多能够完成这项工程的软件工程师呢？世界不约而同的指向了印度，通过光缆连接的工作站，远在印度的工程师帮助完成了计算机调整工作。

21世纪初，盛极多年的网络泡沫破裂，美国硅谷出现萧条，信息公司大批裁员，持短期工作签证的印度工程师被迫下岗回国。网络泡沫破裂后，资金匮乏的风险投资公司为了得到高质量低价格的服务，又把眼光投向了印度，开展了外包业务。这样只用在美国五分之一的工资成本，就能获得同样高质量的服务。印度的硅谷班加罗尔如火如荼的发展起来，大有超过美国“硅谷”之势。

那么，印度为什么这么幸运？早在印度独立之初的1953年，第一任总统尼赫鲁就建立了第一所理工学院，后来又建立了多所，培养出一大批高质量的计算机和软件工程师。这些人才中很大一部分去了美国，形成了很有影响力的一批人，加上印度国内人才济济，具备了完成外包业务的条件，做为世界办公室也就顺理成章了。