充分利用Google文档的6个小窍门(图)－软件新闻－eNet网络学院－中国最权威的电脑教...

来源：百度文库编辑：神马文学网时间：2024/06/12 09:37:08

【简介】
网络上有许多网站提供在线协作服务，不过毫无疑问的是，Google文档正在成为时下最流行的品牌服务之一。Google文档是免费的，在线的（即跨平台的），并且很容易上手。但是简单和免费并不意味这Google文档就没有自己的特色。

加入收藏

设为首页
网络上有许多网站提供在线协作服务，不过毫无疑问的是，Google文档正在成为时下最流行的品牌服务之一。Google文档是免费的，在线的（即跨平台的），并且很容易上手。但是简单和免费并不意味这Google文档就没有自己的特色。
不管你是Google文档的老用户，还是只是尝尝鲜的新用户，下面这六个小技巧可以帮你充分利用Google文档。
1. 在文档中聊天

要充分利用Google文档，你就需要能够与其他人进行实时沟通，这样做比在共享页面上相互留注释有效率的多。Google文档有一个内嵌的聊天客户端帮你解决这个难题，不需要时，你也很容易地就可以把聊天页面隐藏在右上角。

当你分享演示文档时，这个聊天客户端还可以从Picasa或者Flickr上分享图片或者插入Google Video和Youtube上的视频。（译者：我也是第一次知道）
2. 更轻松地整理你的文档

Google文档有一个非常干净的界面，但是当你与多人分享文档时，你就需要尽可能的把文档整理好。Google文档中保证内容有序的最好办法就是用颜色标注和注释（comments）

在Google表格中，你可以设置颜色注释规则（比如所有包含有你姓名的文本颜色变成紫色），你也可以在任何一个单元格上右键点击插入注释，而不用占用单元格的空间。

在Google文档的主界面中，文件夹也可以标注颜色，方法与颜色标注Gmail标签的方法类似。
3. 与他人分享文档

Google文档的精髓就算在分享，这个特点你已经知道了。不过关键的地方是你可以精确的控制分享的对象。文档所有者可以随意操作，你可以邀请协作者来编辑文档，或者只是简单的浏览共享文档。

Google文档默认的是任何能编辑文档的人都可以在将文档分享给其他人。如果你真的想放开大门，你也可以让所有都可以浏览和编辑文档。不过要注意的是，每个文档和演示稿（presentations）能够同时进行编辑的人数上限是10人（电子表格可以同时编辑的人数上限为50人）。
4. 回滚（修订版或者版本控制）

你已经知道Google文档可以自动保存你做的修改，但是你可能不知道你可以操作之前修订版本，弄清楚到底什么地方做了修改。

Google文档保留所有的修订历史记录，你可以追踪文档的改动。如果你需要，你可以将还原到之前的任何一个版本。在文档的修订历史记录中，你甚至可以并行对比两个版本，浏览用颜色标注的改动处。
5.绘图

最近Google给Google文档新添加了一个绘图功能。这功能新提供一系列的全新分享选项。现在图表的制作和分享变得非常轻松。它提供的选项还不算全面，不过你可以选择插入各种形状，线条，箭头，文本框，你可以添加颜色，旋转图形，甚至在某种程度上你可以对对象设置图层。上面这幅图就是用 Google文档画出来。
6. 其他
Google文档中还有其他许多功能，你可能会发现他们中有些很有用，有些派不上用场。

Google给你提供的有编辑Html原文件甚至是文档CSS文件的功能。在电子表格中，你可以从其他工作表中引用数据，然后在用户的当前工作表中同步更新数据。Google也提供实时的查找函数（lookup），让特定的单元格包含来自属网络的实时数据，等等。当你编辑HTML时，你Google 文档的页面上方会出现一个编辑框。
Google文档目前还在Beta测试中，并且改动频繁。Google自己的Google文档教程在这里，有关更新Google文档所作改动的博客地址在这里。