[转帖]时间管理：重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶之二 - 修炼成长 - 栖息谷·管理人论坛

诸葛亮说：“这只铁桶最大的容量，象征着在一段时间内，一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务，石块象征着重要、但不紧急的事务，细沙象征着紧急、但不重要的事务，水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说，一边画事务分类表给刘备看。
紧急、重要
不紧急、重要
紧急、不重要
某些必要而不重要的会议、活动
A(碎石型的事务)
B(石块型的事务)
Ｃ(细沙型的事务)
D(水型的事务)
危机
发掘新机会
不速之客的接待
一些可做可不做的杂事
急迫的问题
规划
某些信件、文件、电话的处理
一些不必要的应酬
有期限压力的计划
改进产能
某些会议的出席
有趣的活动
建立伙伴关系
防患于未然
“你通常偏重于处理哪一类事务呢？”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答：“当然是A类。”诸葛亮继续问道：“那么，B类事务呢？”刘备说：“我也知道B类事务相当重要，可就是没有时间顾及”
诸葛亮问：“是不是像这样？”他把铁桶中装满碎石，然后，那块石头怎么也装不下去了。
“是这样。”刘备点点头。
诸葛亮又问道：“如果换一种装法呢？”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，他停下了来，问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”
“是。”刘备回答。
“真的吗？”诸葛亮问。随后，他不紧不慢地抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石…不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”诸葛亮又问。
“还……可以吧。”有了上一次的经验，刘备变得谨慎了。
“没错!”诸葛亮一边说，一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。
诸葛亮再一次间道：“现在铁桶装满了吗？”
“还…没有。”刘备虽然这样回答，但心里其实没底。
“没错!”诸葛亮一边兴奋地说，一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了，诸葛亮抬起头来，微笑着问：“这个实验说明了什么？”
灵感像闪电一样从刘备的脑海划过，他惊奇地说：“我明白了，这就是您所说的分类处理、优先解决吗？”
“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿，说：“这个实验告诉我们：如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是，如果你首先把石块装进去，铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此，有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块？什么是碎石、沙子和水？并且总是把石块放在第一位。”
“可是，”刘备仍然有些迷惘，“这四种分类究竟对结果有何影响呢？”，诸葛亮说：“整天忙于处理碎石型事务的人，时刻有压力感，总在处理危机、收拾残局，因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人，通常缺乏自制力、短期行为严重，喜欢巧言令色，人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人，可谓全无责任感，恐怕连目己如何维生都很困难。”
刘备继续问道：“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢，因为砰石毕竟来得紧急呀!”
“体知道碎石怎样来的吗？它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道，“偏重于石块一类事务的人，他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人，他的碎石会源源不断。”
刘备若有所思地点点头。
诸葛亮继续说：“只有偏重于石块一类事务的人，才是真正有效率的人，他善于审时度势，能够抓住问题的关键，急所当急，当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急，却能设法降到最低。因此，这类人显得有远见、有理想，守纪律，自制力强，生活平衡有规律，而且能成大事。”
定目标，定标准，列举事情，分门别类，该干什么干什么