时间管理 - 褪墨 - Part 13

来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/10/06 05:56:49
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简单做(ZTD)习惯培养2——处理

时间管理 August 7th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

  • 好习惯：快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积

收件箱中的原料（stuff）的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议每天至少处理一次你的收件箱，若有需要你可能要更频繁地整理。

第一，限制你的收件箱。你需要查看的信息和资料都会在收件箱中。如果有很多的收件箱，便需要更多的时间去管理好它们。所以尽量减少你的收件箱数量，刚好满足你的需求即可。

列出所有你收集信息的途径，评估每一条途径带来的价值，合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。若认定某条途径没有价值，就抛弃它一周，然后再考虑是否确实要删除它。对于其他的一些途径，想想能够将它们合并成一个收件箱。比方说：家中 有好几个地方被你用来存放收到的信息？那改用一个收件箱来收集所有的邮件、工作记录、学校笔记、电话表、电脑输出文件、时间表等等。你有四个email邮 箱？尝试让它们都转发到一个邮箱中。总之，越少越好，尽量将收件箱数量控制在4～7左右。

第二，管理你的收件箱。长期阅读我博客的读者应该会觉得挺耳熟的，但是我还是要反复地强调：不要让你的收件箱溢出。留着大量未完成的原料未处理，绝对会让你感到巨大的压力。所以，赶快成为自己收件箱的管理大师！

每天检查并且处理你的收件箱。有一些收件箱，你可能需要检查几次（我每小时检查一次email），但是不要频繁的检查。这只会浪费你的时间，降低你的工作效率。但是也不能一天之内一次也不检查，否者你的原料又会堆积起来，记住堆积是你最大的敌人。

  1. 从上往下处理信息，马上做出决定。从收件箱中的第一项开始，立刻做出决定，不要跳过、拖后或延迟做出决定。
  2. 删除。如果你不需要这条信息，就删掉它（总是保持这个为优先选择）。
  3. 委派他人。你是做这件事的合适人选吗？如果不是，交给最适合的人。
  4. 立刻完成。如何这件事需要的时间少于两分钟，那立即完成它，而不要放到任务清单中。
  5. 等下在做的任务。如果这件事需要的时间多过两分钟，马上把它列入任务清单中，并且等下马上完成它。
  6. 制作档案。你需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。
  7. 无论如何，不要让收件箱里有剩余的项目。删除或者制作档案，处理每一个项目直到收件箱为空。注意，如果你的收件箱中有上百的项目，那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理（专门搁出几个小时去处理它们），接着再继续处理新进入收件箱中的信息。
  8. 重复这些步骤，保持你的收件箱为空。如果你有限制自己的收件箱数量，实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了，庆祝一下？！记住，不要一整天都在处理收件箱，最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。

原文：ZTD Habit 2: Collect – Zenhabits | 翻译：弥缝

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  • 更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)
  • 简单做(ZTD)习惯培养1——收集
  • 简单做(ZTD)习惯培养2——处理
  • 简单做(ZTD)习惯培养3——计划
  • 简单做(ZTD)习惯培养4——执行
  • 简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
  • 简单做(ZTD)习惯培养6——管理
  • 简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
  • 简单做(ZTD)习惯培养8——简化
  • 简单做(ZTD)习惯培养9——常规
  • 简单做(ZTD)习惯培养10——激情
  • 如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯
  • 简单做(ZTD)的十个好习惯总结
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GTD：怎样不完成所有的任务

时间管理 August 1st, 2007

- 每天，你是不是有很多事情要做？
- 而且，不知道什么时候该休息一下？
- 虽然采用了 GTD ，但仍然觉得没有效率？

因为你没有设定最重要的事情(MIT)！这里列出了5条建议教你如何不完成所有列在 任务清单 中的任务，并不是每一条都会适用于你，因此你需要选择什么是最适合自己的建议加入你的GTD系统：

1.每天设定1~3最重要的事情。最重要的1，2，3个事情是你每一天必须完成的。这是一条并非Getting Things Done里面提到的，但是我发现它对我却有很大的帮助，让我集中于最重要的事。GTD帮助你知道自己要做什么，而设定最重要的事情可以帮助你如何开始每一天，并且完成那些重要的事情。

2.尽早完成最重要的事情。完成后，剩下的事情也就不是那么重要了，所以你可以休息或者娱乐一下，也不要担心自己有什么紧急的事情没有完成。

3.你永远都不能消灭所有任务清单中的项目。我总是花费一段时间去消灭所有任务清单中每一类项目（像@calls），但是每处理完2~3个，又有更多的2~3个被加入列表。现在，我学会只去完成最重要的项目。

4.GTD并不是关于完成所有列出来的任务。GTD是关于如何让你知道自己需要完成什么，所以当你在做一件事时，你也知道自己还需要完成什么事情。这样，你在做一件事的时候就可以不用担心其它的任务。换句话来说，就是把你脑海中的事情全部存到你信赖的系统中，你就可以安安心心地专一于一件任务。

5.设定时间表同样很重要。GTD中并不强调设定时间表，但是我发现设定时间表仍然非常重要。因为没有时间表会让自己感到有所压力，因为我不知道现在该去做什么？

原文：How to Not do everything on your to-do list – Zen Habit | 翻译 ：弥缝

弥缝   9 Comments

简单做(ZTD)习惯培养1——收集

时间管理 July 31st, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

  • 好习惯：全面收集

这个习惯与 GTD 的完全一样：把所有在脑海里浮现的信息（任务, 想法, 项目等等）记录到随身携带的小本子上（或者任何适合你的工具）。因为只有把信息从脑海里拿出来记在纸上，你才不会忘记它们。

ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息——最好是一本小笔记本或者一小叠卡片，因为它们比PDA或者笔记本电脑更易于携带和方便使用（可以随意选择其他的工具）。每当你回到家或者办公室时，就立刻把信息从笔记本中清空，存入任务清单中（一个简单的任务清单就可以了）。

对于这个习惯，我更推荐大家使用纸质的工具而不非电子产品，比方说：非常流行的Moleskine笔记本和Hipster PDA。如果觉得使用PDA或者Smartphone更适合你，那当然也可以。我推荐纸质工具的原因是因为它们速度快。使用电子产品，你先要开机，然后进入合适的程序，最后添加条目才能开始输入。若使用纸笔，你只需要拿出来写就行了。总之什么工具更适合你，就采用什么工具。我只是认为工具越简单易用, 你就越有可能去使用它。

全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。千万不要拖延上面几步，否则信息会积累得越来越多，最后让你失去坚持下去的动力。记住要积极主动地规划你所收集的信息，不要让信息堆积堵塞你的动力。同样的，无论你在哪里（床上，商店，住院，等等），都要随身携带你的记录工具。最后再重申一遍，不管你用的是什么工具，它必须便于携带且能快速的记录信息。

原文：ZTD Habit 1: Collect – Zenhabits | 翻译：弥缝 & 河流

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对付惰性必杀：(10+2)*5法

时间管理 July 26th, 2007

(10+2)*5法 可以让你在一小时工作时间内过得充实且高效。它让你摆脱那列了几页的 任务 列表，从此从惰性中摆脱。

谁需要(10+2)*5法？

  • 做事拖沓的；
  • 容易分心的；
  • 上网强迫症患者；
  • 有一大堆琐事要处理的；
  • 处理规模较大的工作有困难的人。

需要准备什么？

  1. 一个计时器（功能简单即可，也可以是计时 软件 ）
  2. 一份简化过的 任务清单 （To-do List）：
    • 能够十分钟一周期去做的任务（不需要是十分钟内能完成的）
    • 能够马上就开始去做的列出的下一步 行动
  3. 一个小时的时间

如何实施(10+2)*5法？

(10+2)*5法的原理：

  • 10：十分钟内，全心全意地做一件事情，全身心地投入工作状态；
  • 2：十分钟一到，便 休息 两分钟，喝喝茶，上上网，干什么都行。但是两分钟一到，就立刻回到工作状态，开始列表中的下一件任务；
  • *5：在一个小时内，把(10+2)前两步重复五次。

你需要注意的：

  • 不需非得要在十分钟内完成你的工作，只需要取得进展便可以。
  • 如果还没到10分钟就完成了，停止，休息2分钟，然后进入下一个10分钟。
  • 不要跳过休息时间！时间一到必须休息。

原文：Procrastination hack: “(10+2)*5” – 43 Folders | 翻译 ：弥缝

弥缝   13 Comments

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)

时间管理 July 23rd, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

Getting Things Done作为目前最好的提高效率的系统之一，我也是其忠实粉丝。可是，GTD系统并不是绝对完美的。所以以此为基础，我建立了一套新的提高效率 （Productivity）的系统：Zen To Done（ZTD）。 [译者注：我们为ZTD起了一个中文名字：简易做。]

与GTD相比，ZTD 更崇尚简单，更注重行动，同时也保持了GTD系统中非常完美的收集信息和规划行动的方法。

如果GTD并不是完全适合你，那为什么不试一试ZTD？从更实际的角度, 改变和培养好习惯；更注重行动和建立更简单的系统结构 —— 赶快阅读Zen To Done。

什么是ZTD(简易做)？

ZTD(简易做)致力于解决在实施GTD的过程中五个许多人都会遇到的问题。我应该首先指出的是，GTD 并没有本质上的缺陷因而并不需要本质上的调整。然而人人都有自己的独特之处，ZTD希望为不同个性的人们定做出适合他们的方案。

GTD中的问题和ZTD的解决方法？

1）GTD需要改变很多习惯。这 是很多人学习GTD最终失败的主要原因：GTD需要一次改变很多习惯。如果有长期阅读Zen Habits，你就会知道“伤其十指，不如断其一指”的道理。与其一次改变很多习惯然后失败，不如将精力集中在改变一个习惯而最终成功。另外，很多学习GTD的人都没有使用有效的方法来改变他们的习惯，从而导致失败。

ZTD解决办法：一次只改变一个习惯。你不必一下子就接受整个系统:一次接受太多新习惯将使人不能将精力集中在改变习惯上。相反， 一次只改变一个习惯，使用那些已经被证明行之有效的方法（30天挑战, 承诺, 自我激励)等等，最后一步一步地采纳整个系统。

2）GTD对于行动的过程没有足够重视。虽然称作Getting Things Done，事实上GTD把很多时间都用在整理信息上了，存储信息到我们信赖的GTD系统中。《Getting Things Done》介绍了一种优秀的管理系统，它拥有实用的收集和处理信息的步骤方法，但是在完成实际任务的环节上却没有足够地深入探讨。

ZTD解决办法：注重行动。它将教你如何用简单，无压的途径完成你的任务。

3)GTD对于很多人缺少结构性。不具有严谨的结构是GTD的一个特点, 但是由此带来的GTD的即时决定, 反而让许多人产生困惑. 对于一些人, 他们在生活中需要有条理. 这样,GTD可能不能满足他们的要求. 毕竟不同的人有不同的管理方式。

ZTD的解决办法：培养两个习惯来加强组织性。第一个是加强计划的习惯，你只需要简单地计划好每天的三个MIT（最重要的事）和每周必需完成的事情（每周的大事）。第二个是要养成有规律的习惯。 你应该让自己每日和每周更有规律。就像ZTD所有的习惯一样，这些习惯都不是必需的。如果它们不适合你，那就不必采纳它们。但是对多数人来说，它们都会对GTD的很多部分贡献很多。

4) GTD 要做得太多。这样很可能导致压力太大而最终放弃。GTD 并不区分你的“收件箱”中所收到的任何东西，这也许是它的优点。然而问题出现在当我们把所有的事务都放在我们的任务清单上，我们要去做的是列表上所有事情，最终我们会因为超载而失败。这并不是GTD本身的问题，而是我们自己在实施GTD的过程中会出现的问题。但不管怎样，它应该被讨论。

ZTD的解决办法：加强简化. 删去尽可能多的无用任务, 这样就能把精力放在重要的事情上面并且努力做好它们。

5) GTD 对目标重视不足. GTD是一个自下而上,循序渐进的系统，尽管GTD谈到了更高的层面, 但它并没有进行深入的讨论——GTD能把你身边发生的事情都管理的很好，而对那些你真正应该做的要事重视缺乏。

ZTD的解决办法：确定最重要的事。正如上面所说的，ZTD让你找出本周，本日最需要完成的大事. ZTD需要每周回顾自己的任务, 并且在一个长时期内保持这个习惯。虽然GTD也包括这方面的内容, 但ZTD将进一步拓展这个习惯。最后，GTD是一套杰出的系统，而且非常好用。 但ZTD希望解决了人们在实施GTD的时候出现的一些问题进而使之更好的适用于现实生活。

原文：Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System – Zenhaibts| 翻译：弥缝 & 河流

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  • 简单做(ZTD)习惯培养4——执行
  • 简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
  • 简单做(ZTD)习惯培养6——管理
  • 简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
  • 简单做(ZTD)习惯培养8——简化
  • 简单做(ZTD)习惯培养9——常规
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Getting Things Done中文版下载：《尽管去做——无压工作的艺术》

推荐软件, 时间管理 July 16th, 2007

杨思源投稿：

希望能够跟广大的GTD粉丝们分享这一本充满魅力的书——《尽管去做——无压工作的艺术》。

《尽管去做——无压工作的艺术》是原书《Getting Things Done》的中文翻译版本。杨思源分享给大家的是他对网上已流行着的FatDragonDat（胖龙猫）手录版进行加工后的新版本。新版本从精细程度上和文字顺畅来看，弥缝觉得杨思源真是用心良苦！

新版本的《尽管去做——无压工作的艺术》的改进：

  1. 以网上流行的胖龙猫手录版本为蓝本；
  2. 参考市场上的正版《Getting Things Done》版式结构进行重新编排，并对部分内容进行了校对；
  3. 根据书中不同功能的文本，使用了将近二十个自定义样式进行排版，排版工作在WORD 2003中进行，生成PDF使用Acrobat 7.0；
  4. 生成的目录为三级（原书只有一级），并可点击导航，方便了屏幕阅读；
  5. 页眉为该章名称，页脚为外侧显示页码，每章起始页为奇数页，方便打印输出。

在此，弥缝非常感谢杨思源能够分享这么好的资料给我们。大家若对新版本有任何疑问，可以通过Email:ysyhome [at] gmail.com联系杨思源。